منظور از حضور و غیاب ابری چیست؟ | معرفی نرم افزار حضور غیاب ابری (cloud) 

شرکت‌های بزرگ و کوچک با افزایش تعداد پرسنل خود بیشتر از همیشه به کنترل تردد و حضور و غیاب کارکنان اهمیت می‌دهند. به این دلیل که با ثبت ترددها ضمن ایجاد نظم بیشتر و مدیریت ترددها دیگر مسئله‌ای در خصوص محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل نیز پیش نمی‌آید. داشتن مدیریت و نظارت دقیق در تردد کارکنان نقش مستقیمی در بهبود بهره‌وری آن‌ها نیز دارد. از این‌رو در این مقاله از وب سایت مکسا قصد داریم ضمن پاسخ به این سوال که حضور و غیاب ابری چیست؟ به معرفی نرم‌افزار حضور و غیاب ابری (Cloud attendance software) بپردازیم.

حضور و غیاب ابری چیست؟   

نرم افزار حضور و غیاب ابری (Cloud attendance software)  بر بستر رایانش ابری راه‌اندازی می‌شود و نیاز به نصب فیزیکی ندارد. با استفاده از حضور و غیاب ابری می‌توان مدت زمان کار کارکنان را مدیریت کرد و با استفاده از فضای ابری، اطلاعات حضور و غیاب آن‌ها را نیز ذخیره‌سازی کرد. یکی از ویژگی‌های مثبت دستگاه حضور و غیاب ابری این است که با استفاده از آن دیگر هیچ گونه نیاز به سیستم کامپیوتری یا سرور برای نگهداری اطلاعات تردد پرسنل ندارید.

کاربرد حضور و غیاب ابری برای سازمان ها چیست؟

نرم‌افزارهای حضور و غیاب ابری cloudبا بهبود بهره‌وری و مدیریت نیروی انسانی مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد. برخی از کاربردهای مهم این نرم‌افزار عبارت‌اند از:

•  مدیران و پرسنل سازمان‌ می‌توانند از هر نقطه‌ای به داده‌های حضور و غیاب ابری دسترسی داشته باشند و گزارش‌های لازم را به سرعت تهیه کنند.
• کارکنان می‌توانند از طریق موبایل یا وب‌اپلیکیشن نرم افزار حضور و غیاب ابری، تردد خود را بدون نیاز به حضور فیزیکی در سازمان ثبت کنند.
• نرم‌افزارهای ابری نیاز به تهیه و نگهداری سرورها و تجهیزات سخت‌افزاری ندارند و از این جهت نیز مقرون به صرفه است.
• نرم‌افزارهای حضور غیاب ابری اغلب دارای ابزارهای گزارش‌گیری پیشرفته هستند که به سازمان‌ها اجازه می‌دهند گزارش‌های متنوعی در مورد زمان حضور، مرخصی‌ها، تأخیرها و اضافه‌کاری‌ها تهیه کنند.
• دستگاه حضورو غیاب ابری امکان اتصال به سایر سیستم‌های کنترل دسترسی مانند سیستم حقوق و دستمزد، مدیریت منابع انسانی را دارند.
• به دلیل ثبت خودکار ورود و خروج، خطای انسانی در استفاده از این نرم افزار از بین رفته است.
• نرم‌افزارهای ابری انعطاف پذیری بالایی دارند و سازمان‌ها می توانند تعداد کاربران و ویژگی‌های نرم‌افزار را بر اساس نیاز خود افزایش دهند.

بیشتر بخوانید: خرید انواع دستگاه حضور و غیاب و کنترل تردد

قابلیت ها و امکانات نرم افزارهای حضور و غیاب ابری 

نرم‌افزارهای حضور غیاب ابری  به عنوان یک ابزار نظارتی به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا ضمن تسهیل حضور و غیاب، هزینه‌ها کاهش یافته و بهره‌وری کارکنان را نیز افزایش دهند. از جمله مهم‌ترین امکانات موجود در نرم افزار حضور و غیاب ابری عبارتند از:

• ثبت حضور و غیاب : این نرم‌افزار با اتصال به انواع دستگاه‌های حضورو غیاب نظیر اثر انگشت، کارت و… امکان ثبت دقیق تردد کارکنان را فراهم می‌کند.
• تهیه گزارش جامع: حضور و غیاب ابری cloudدر تهیه انواع گزارش‌ها از جمله گزارش ورود و خروج، گزارش مرخصی، ماموریت و … به مدیران سازمان ها کمک می‌کند.
• نظارت بر مرخصی ها و حقوق دستمزد: از دیگر امکانات این دستگاه، امکان ثبت درخواست مرخصی، اتصال به سیستم حقوق و دستمزد و محاسبه خودکار آن است.
• مدیریت و تسهیل دورکاری کارکنان: در سازمان هایی که نیروهای دورکار دارند، این برنامه امکان ثبت زمان فعالیت و وظایف محوله به پرسنل دورکار را فراهم کرده است.
• یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌ها: امکان اتصال با سایر سیستم های کنترل دسترسی از جمله سیستم مدیریت منابع انسانی، سیستم محاسبه حقوق و دستمزد از دیگر مزایای این نرم‌افزار است.
• دسترسی از راه دور: امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات تردد پرسنل برای مدیران و کارکنان سازمان با استفاده از این نرم‌افزار فراهم شده است.
• حفظ امنیت اطلاعات: داده‌های ورود وخروج کارکنان در این نرم افزار با امنیت بالایی ذخیره و نگهداری می‌شود و نیازی به سیستم کامپیوتری ندارد.

حضور و غیاب ابری چیست؟

مزایای نرم افزار حضور و غیاب ابری cloud  

مزایای نرم‌افزار حضور و غیاب ابری cloud عبارت‌اند از:

• استفاده از فضای ذخیره سازی ابری برای نگهداری داده‌ها، بدون نیاز به تهیه تجهیزات کامپیوتری و شبکه
• امکان استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب در هر موقعیت مکانی فقط با استفاده از اینترنت
•  امکان نصب و اجرای نرم‌افزار بر روی انواع دستگاه‌های الکترونیکی
• هزینه تهیه و راه‌اندازی مقرون به صرفه و ارزان
• بدون نیاز به استفاده از دستگاه ثبت تردد
• بروزرسانی‌ خودکار از طریق دسترسی به آخرین ویژگی‌ها و نکات امنیتی بدون نیاز به دخالت کاربر و یا ایجاد اختلال در کار
• امکان تهیه آسان گزارش‌های عملکرد، مرخصی‌ها و اضافه‌کاری‌‌های کارکنان
• صرفه جویی در زمان و هزینه برای کنترل و نظارت بر تردد کارکنان
• همگام‌سازی لحظه‌ای داده‌ها و دسترسی بروز به اطلاعات حضور کارکنان

معایب سیستم کنترل ورود و خروج ابری

معایب سیستم کنترل ورود و خروج ابری عبارتند از:

• نیاز به اتصال دائمی به اینترنت که در صورت قطعی یا مشکلات شبکه سازمان دچار مشکل می شود.
• با توجه به اینکه داده‌ها در سرورهای ابری ذخیره می‌شوند، برای سازمان هایی که نیاز به حفظ داده‌های خصوصی خود دارند تا حدودی ریسک امنیتی وجود دارد.
• پشتیبانی و کارایی نرم‌افزار حضور و غیاب به ارائه‌دهنده آن بستگی دارد و در صورت بروز خرابی در سرور و عدم پاسخگویی مناسب امکان اختلال در عملکرد دستگاه وجود دارد.
• وجود هزینه‌های بلندمدت از جمله اشتراک ماهانه یا سالانه برای تهیه نرم‌افزار
• امکان بروز تاخیر سیستم در صورت کندی اتصال به اینترنت

معایب سیستم کنترل ورود و خروج ابری

نحوه عملکرد نرم افزار حضور و غیاب ابری  

نرم‌افزار حضور غیاب ابری از طریق سرورهای ابری و اتصال به اینترنت، نظارت و مدیریت حضور و غیاب کارکنان را برای مدیران تسهیل کرده است. نحوه عملکرد این نرم‌افزار به شکل زیر است:

• ثبت ورود و خروج کارکنان: کارکنان می‌توانند با استفاده دستگاه‌های الکترونیکی نظیرگوشی موبایل، تبلت، کامپیوتر، یا حتی دستگاه‌های بیومتریک (اثر انگشت، تشخیص چهره) تردد خود را ثبت می‌کنند.
• ذخیره‌سازی داده‌ها بر روی سرور ابری: همه داده‌های مرتبط با حضور و غیاب کارکنان به صورت خودکار روی سرور ابری ذخیره و نگهداری می‌شود.
• دسترسی به داده‌ها : مدیران برای نظارت بر عملکرد کارکنان می توانند از طریق نرم‌افزار حضور و غیاب نصب شده روی تلفن‌همراه هوشمند خود به داده های ثبت شده دسترسی داشته باشند و از هر مکان و در هر زمانی گزارش‌های مورد نیاز خود را تهیه کنند.
• اتصال و یکپارچه سازی با سایر دستگاه های کنترل دسترسی: حضور و غیاب ابری cloudرا با می‌توان با سیستم‌های کنترل تردد از جمله سیستم مدیریت منابع انسانی و برنامه‌ریزی یا حقوق و دستمزد متصل و یکپارچه کرد.
• حفظ امنیت داده‌ها: سرورهای ابری سیستم حضور و غیاب با رمرنگاری داده و استفاده از پروتکل‌های امنیتی نقش اصلی را در حفاظت اطلاعات حضور و غیاب سازمان‌ها دارند.
• بروزرسانی خودکار: سیستم حضور غیاب ابری بدون نیاز به دخالت انسانی، خودکار بروزرسانی می‌شود و ویژگی‌های جدید به آن اضافه می‌شود.

تفاوت نرم افزارهای لوکال و نرم افزار حضور و غیاب ابری چیست؟  

سیستم حضور و غیاب ابری در مقایسه با سایر دستگاه‌های کنترل تردد تفاوت‌هایی دارد که در این بخش به بررسی برخی از مهم ترین این تفاوت ها خواهیم پرداخت.

حق استفاده از نرم‌افزار: مجوز استفاده از دستگاه حضور و غیاب به مشتری داده می‌شود، اما در استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب ابری مشتریان فضای ابری بر روی سرور را اجاره می‌کنند تا حق استفاده از آن را داشته باشند. در ازای اجاره فضا بر روی سرور اینترنت، اشتراک آن به صورت ماهیانه یا سالانه پرداخت می‌شود تا خریدار امکان استفاده از آن را داشته باشد.

 نحوه ذخیره‌سازی داده‌ها: یکی دیگر از تفاوت های حضور غیاب ابری با دیگر سیستم‌های حضور و غیاب محلی در متفاوت بودن ذخیره اطلاعات است. به این صورت که اطلاعات کاربران نرم افزار حضور غیاب ابری بر روی سرور در اینترنت نگهداری می‌شود؛ اما در سیستم حضور و غیاب محلی اطلاعات بر روی سرور در محل سازمان ذخیره می‌شود.

چگونگی اجرا و دریافت اطلاعات: نرم افزارهای حضور و غیاب محلی به صورت تک کاربر یا چندکاربر بر روی سیستم کامپیوتری نصب و راه اندازی می شود که از طریق شبکه محلی به اطلاعات آن می‌توان دسترسی داشت. اما در مقابل نرم افزارهای حضور و غیاب ابری نیاز به نصب بر روی کامپیوتر ندارند. و دیتابیس آن بر روی فضای ابری نصب و اجرا می‌شود. مدیر سازمان پس از تهیه فضای بر روی سرور در بستر اینترنت می تواند با نام کاربری و رمز عبور خود به نرم افزار و اطلاعات دسترسی داشته باشد.

حفاظت داده‌ها: یکی دیگر از تفاوت های نرم افزار‌های حضور و غیاب ابری با سایر سیستم‌های تردد در امنیت داده ها است. در نرم‌افزار ابری اطلاعات بر روی سرور ذخیره می‌شود که مدیران در انتخاب میزبان و سرور باید دقت کافی را داشته باشند تا اطلاعات مشتریان با امنیت بالایی نگهداری شود.

 هزینه راه‌اندازی: در سیستم‌های حضور و غیاب محلی نیاز به نصب بر روی سیستم کامپیوتری و پرداخت هزینه برای پشتیبانی و نگهداری دستگاه دارید. اما سیستم حضور و غیاب ابری بدون نیاز به نصب بر روی سیستم، هزینه‌های جانبی پشتیبانی و نگهداری را نیز از بین برده است. مدیران تنها با پرداخت اشتراک ماهیانه یا سالانه از باقی موارد اطمینان خاطر دارند.

شرکت‌های ارائه دهنده سیستم‌های حضور غیاب ابری

در سراسر دنیا و کشور ایران شرکت‌های معتبر زیادی سیستم های حضور و غیاب ابری را ارائه می‌دهند. شرکت‌های ارائه دهنده خدمات حضور و غیاب ابری در بهبود عملکرد کاری کارکنان نقش موثری دارند. در ادامه به معرفی برخی از شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار حضور غیاب ابری پرداخته‌ایم.

نرم افزار حضور غیاب ابری اتنسی     

نرم‌افزار حضور و غیاب ابری اتنسی به‌طور خاص برای سازمان‌ها و کسب‌وکارهای ایرانی طراحی و ارائه شده است. این نرم‌افزار به‌عنوان یک راهکار مناسب و مطمئن برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان در شرکت‌ها و سازمان‌های مختلف استفاده می‌شود. با خریداری نرم‌افزار حضور و غیاب ابری اتنسی ضمن آگاهی و نظارت بر عملکرد کارکنان در هر زمان و مکانی، بهره وری پرسنل سازمان را بهبود دهید. در استفاده از سیستم حضور و غیاب ابری اتنسی همه اطلاعات پرسنل سازمان شامل مرخصی، ماموریت، اضافه کاری، تعریف شیفت‌کاری تعریف شده است.

اتنسی با شعار ثانیه‌ها در دسـتان شماست این نوید را به مشتریان خود داده است که شرکت‌های کوچک و متوسط و استارت آپ‌ها بتوانند از این سیستم به عنوان راهکاری برای بهبود عملکرد سازمان و پرسنل استفاده کنند.از مهم‌ترین امکانات اتنسی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• امکان محاسبه زمان ورود و خروج، مرخصی، ماموریت، غیبت یا اضافه‌کاری
• امکان ثبت تردد افراد از طریق اپلیکیشن موبایل حضور و غیاب
• تعریف انواع شیفت کاری برای کارکنان
• پشتیبانی از دستگاه‌های مختلف حضور و غیاب نظیر ثبت اثر انگشت و تشخیص‌چهره
• مشاهده لحظه‌ای پرسنل حاضر و غایب توسط مدیران سازمان از طریق اپلیکیشن نرم‌افزار
• امکان ثبت تردد با استفاده از GPS یا بلوتوث

قیمت نرم‌افزار کنترل تردد ابری نسبت به نرم‌افزار ثبت تردد لوکال یا محلی     

قیمت نرم‌افزار کنترل تردد ابری نسبت به نرم‌افزارهای کنترل تردد محلی با توجه به برخی فاکتورها تفاوت دارند. از جمله آن‌ها می‌توان به هزینه‌های نصب، نگهداری، پشتیبانی و تعداد کاربران یا دستگاه‌ها اشاره کرد. به طور کلی تفاوت‌ قیمتی نرم‌افزارهای کنترل تردد ابری و محلی  به عوامل زیر بستگی دارد:

• نرم‌افزارهای حضورو غیاب ابری هزینه راه اندازی ابری نسبت به سیستم‌های حضورو غیاب محلی دارند. با توجه به اینکه نیازی به خریداری سرور و تجهیزات ندارد مقرون به صرفه‌تر است.
• خرید اشتراکی برای نرم‌افزارهای ابری در قالب طرح‌های ماهانه و سالانه تنظیم می شود و قیمت آن‌ها بر اساس تعداد کاربران، دستگاه‌ها یا ویژگی‌های درخواستی تعیین می‌شود.
•  در حضور و غیاب ابری، هزینه‌های نگهداری و بروزرسانی به عهده ارائه‌دهنده سرویس است و در هزینه اشتراک در نظر گرفته می شود.
• سیستم‌های حضور و غیاب محلی نیاز به سرور، تجهیزات شبکه و دستگاه‌های سخت‌افزاری دارند.
• هزینه اولیه راه اندازی سیستم های حضور و غیاب محلی نسبت به ابری بالاتر است.
• هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی سیستم حضور و غیاب محلی به عهده سازمان است و برای بروزرسانی نرم‌افزار نیز هزینه‌های جداگانه‌ای پرداخت می‌شود.

قیمت نرم‌افزار کنترل تردد ابری نسبت به نرم‌افزار ثبت تردد لوکال یا محلی

سوالات متداول درباره دستگاه حضور و غیاب ابری

چرا استفاده از نرم افزار حضور و غیاب ابری پیشنهاد می‌شود؟

سیستم های حضورو غیاب ابری، بدون نیاز به تجهیزات سخت افزاری و دستگاه حضور و غیاب به راحتی راه اندازی می‌شود.

آیا نرم افزار حضور و غیاب ابری (Cloud attendance software) از امنیت کافی برخوردار است؟

 بله، نرم‌افزار حضور غیاب ابری با استفاده از رمزنگاری داده‌ها و سیستم‌های تشخیص تقلب تدابیر امنیتی مناسبی ارائه می‌دهند و سازمان‌های می‌توانند از امنیت و حفاظت اطلاعات خود اطمینان کافی داشته باشند.

آیا همه سازمان ها می توانند از سیستم حضور و غیاب ابری استفاده کنند؟

بله همه کسب و کارهای کوچک و بزرگ و استارت‌آپ‌ها می‌توانند با خریداری نرم افزار حضور و غیاب کلود نیازهای سازمان را مرتفع کرده و به عملکرد کارکنان نظارت کافی داشته باشند.

جمع‌بندی

سیستم‌های حضور و غیاب ابری به‌ عنوان راهکار مدرن و کارآمد برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌ها شناخته می‌شوند که با  استفاده از فناوری‌های ابری امکان دسترسی به اطلاعات را تسهیل کرده‌اند و همچنین فرایند کنترل تردد، پشتیبانی و نگهداری از اطلاعات نیز به صورت خودکار فراهم شده است.  استفاده از سیستم‌های ابری ضمن صرفه‌جویی در زمان و منابع، به مدیران این امکان را می‌دهد که با تحلیل دقیق داده‌ها، تصمیمات بهتری در زمینه مدیریت پرسنل اتخاذ کنند. به‌ویژه در دنیای دیجیتال امروز، سیستم حضور و غیاب ابری نقش کلیدی در بهبود عملکرد سازمان‌ها ایفا می‌کند.