تهیه و ساخت لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل Excel

تفاوتی ندارد که رئیس، کارفرما، مدیر مجموعه نیروی انسانی و یا کارمند این بخش هستید، احتمالاً می‌دانید که لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل، به‌عنوان یک ابزار مهم در مدیریت منابع انسانی، نقش بسیار اساسی در پیگیری و کنترل زمان حضور و غیاب کارکنان دارد. با اینکه به نظر ممکن است به‌ظاهر ساده به نظر برسد، اما اهمیت استفاده صحیح از آن در جوانب گوناگونی وجود دارد. اولین و مهم‌ترین مزیت استفاده از لیست حضور و غیاب در اکسل، پیگیری دقیق و اعتبارسنجی زمانی حضور و غیاب کارکنان است. این اطلاعات به مدیران و کارفرمایان کمک می‌کند تا با دقت به کارکرد پرسنل خود نظارت کنند و از رعایت زمان‌بندی‌ها و تعهدات مربوط به حضور و غیاب اطمینان حاصل کنند.

ثانیاً، لیست حضور و غیاب در اکسل امکاناتی را برای تجزیه‌وتحلیل داده‌ها فراهم می‌کند. با استفاده از ابزارها و فرمول‌های مختلف در اکسل، می‌توان اطلاعات ثبت شده را تجزیه‌وتحلیل کرده و الگوها و روندهای مختلفی را در کارکرد پرسنل شناسایی کرد. این اطلاعات می‌توانند به‌عنوان راهنمایی برای بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری در سازمان مورداستفاده قرار گیرند. از سوی دیگر، با استفاده از لیست حضور و غیاب در اکسل، محاسبه حقوق و مزایای پرسنل نیز به طور دقیق‌تر و کارآمدتر امکان‌پذیر می‌شود. این فایل‌ها به مسئولین دیگری که در فرآیند پردازش حقوق و مزایا دخیل هستند، اطلاعات لازم را فراهم می‌کنند تا محاسبات را بر اساس زمان‌های حضور و غیاب صحیح انجام دهند؛ بنابراین، استفاده صحیح از لیست حضور و غیاب در اکسل نه‌تنها به مدیران و کارفرمایان کمک می‌کند تا کارکرد پرسنل را بهبود بخشند، بلکه در فرآیندهای مختلف مدیریتی و مالی نیز تأثیر مثبتی دارد و به بهبود عملکرد سازمان کمک می‌کند. اگر قصد اجرای لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل را دارید، در ادامه با ما باشید.

attendance-device-cta 02178756000

لیست حضور و غیاب چیست؟

بر اساس یک تعریف معین و تخصصی، لیست حضور و غیاب یک سند مهم است که در محیط‌های آموزشی، محیط کاری و سایر سازمان‌ها استفاده می‌شود. این لیست به‌صورت یک فهرست حاوی نام افراد و مشخصات دیگری مانند شماره دانش‌آموزی یا کد پرسنلی است که حضور و غیاب آنها در یک دوره زمانی مشخص می‌شود. در بخش حضور، زمان و تاریخ حضور هر فرد ثبت می‌شود، درحالی‌که در بخش غیاب، دلیل غیاب هر فرد به همراه زمان و تاریخ ثبت می‌شود. این لیست‌ها برای مدیریت و کنترل حضور و غیاب افراد، محاسبه حقوق و مزایا، ارزیابی عملکرد و برنامه‌ریزی منابع انسانی استفاده می‌شود. استفاده از لیست حضور و غیاب می‌تواند به مؤثرتر شدن مدیریت منابع انسانی و افزایش بهره‌وری کمک کند. اگر قصد ساخت لیست حضور کارکنان را دارید، لازم است که در مورد بهترین ابزارهای انجام این کار بیشتر بدانید. لیست حضور و غیاب در اکسل یک انتخاب کامل، قدرتمند و سریع است که در دنیا و ایران مورداستفاده قرار می‌گیرد. اکسل حضور و غیاب می‌تواند نیازهای شما را رفع کند. البته لیست حضور و غیاب word نیز موجود است و می‌توانید داشته باشید.

بیشتر بخوانید: منظور از قوانین حضور و غیاب چیست؟ | بررسی حضور و غیاب در قانون کار

لیست حضور و غیاب چیست؟

چگونه در اکسل لیست حضور و غیاب بسازیم؟

برای ساختن یک لیست حضور و غیاب در اکسل، شما می‌توانید از قابلیت‌های پایه‌ای این برنامه استفاده کنید تا یک فرم مناسب و کارآمد بسازید. لازم است که برای داشتن لیست حضور و غیاب خام از این آموزش استفاده کنید. دقت داشته باشید که ممکن است بسته به آموزش‌های مختلف، با روش‌های دیگری هم مواجه شوید که در نهایت اصول کلی آن به این فرم است:

گام ۱: ایجاد سند جدید

اکسل را باز کنید و یک سند جدید ایجاد کنید. می‌توانید از هر نسخه اکسل استفاده کنید، این نرم‌افزار یکپارچه و حتی روی دیوایس‌های هوشمند اندروید، ios، ویندوز، مکینتاش، لینوکس و… نیز قابل استفاده است.

گام ۲: طراحی ساختار

در سطر اول، عنوان‌های ستون‌های خود را وارد کنید. مثلاً شماره، نام، نام خانوادگی، سپس روزهای ماه یا تاریخ‌های خاصی که می‌خواهید حضور و غیاب را ثبت کنید. لازم است که برای داده ها یک ساختار مشخص و هماهنگ در نظر بگیرید.

گام ۳: ورود اطلاعات

در ستون‌ها شماره، نام و نام خانوادگی، اطلاعات شرکت‌کنندگان یا دانش‌آموزان را وارد کنید که می‌تواند شامل طیف وسیع‌تری هم باشد.

گام ۴: استفاده از فرمول‌ها کانت ایف یا همان شرط مقدار

می‌توانید از فرمول‌های ساده مانند COUNTIF برای شمارش تعداد روزهای حضور یا غیاب استفاده کنید؛ برای مثال، اگر می‌خواهید تعداد روزهای حضور هر شخص را محاسبه کنید، در ستونی در انتهای تمام تاریخ‌ها، فرمول ذیل را وارد کنید:

=COUNTIF(C2:Z2, “ح”)

در این فرمول، C2:Z2 بازه‌ای است که حضور (با “ح” نشان‌داده‌شده) را برای یک شخص خاص تلقی می‌کند. این فرمول را برای تمام سطرها تکرار کنید.

گام ۵: دستور شرطی

برای آسان‌تر کردن شناسایی حضور و غیاب، می‌توانید از ساختار شرطی استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید تصمیم بگیرید که حضور با رنگ سبز و غیاب با رنگ قرمز نشان داده شود.

1. ستون‌های مربوط به تاریخ‌ها را انتخاب کنید.
2. به تب Home بروید و Conditional Formatting را انتخاب کنید.
3. New Rule را انتخاب کرده و رول را برای نشان‌دادن حضور با رنگ سبز و غیاب با رنگ قرمز تنظیم کنید.

گام ۶: ذخیره و به‌روزرسانی داده در حافظه و یا به شکل آنلاین

فایل خود را ذخیره کنید و به‌صورت دوره‌ای آن را به‌روزرسانی کنید تا اطلاعات حضور و غیاب همواره در دسترس باشد. دانلود لیست حضور و غیاب نیز امکان‌پذیر است.

فیلم آموزش ساخت لیست حضور غیاب پرسنل

امروزه در اغلب واحدهای کاری و مجموعه‌های بزرگ و کوچک به منظور مدیریت هرچه بهتر تردد و ساعات کاری پرسنل، از نرم‌افزارها و تجهیزات مدرن کنترل تردد استفاده می‌شود. اما گاها هدف کاربردی، نیاز و یا بودجه واحد مربوطه به طراحی یک سیستم مدیریتی ساده و کم هزینه نیازمند است که در این زمینه می‌توان از راهکارهای ساده و کاربردی مانند ساخت لیست و حضور و غیاب در نرم‌افزارهای مختلف اقدام نمایید. اگر شما هم نیازمند یادگیری و اجرای یک تقویم دقیق و جامع کاری برای مدیریت منظم پرسنل خود هستید؛ در لینک زیر یک آموزش کامل و اصولی در زمینه ساخت لیست و حضور و غیاب را خواهید آموخت.

بیشتر بخوانید: نرم افزار حضور و غیاب بدون نیاز به دستگاه

مزایای استفاده از نرم‌افزار اکسل برای حضور و غیاب پرسنل چیست؟

اکسل به‌جرئت یکی از قدرتمندترین و مهم‌ترین نرم‌افزارهای صفحه گسترده است که در ایران و جهان در مجموعه آفیس مورداستفاده قرار می‌گیرد، امکانات زیادی دارد و از سوی دیگر، رابط کاربری آن بهینه و بسیار آسان است. ازاین‌رو به سبب امتیازات ذیل، مدام در سیستم‌های اتوماسیون و… مورداستفاده قرار می‌گیرد. لیست حضور و غیاب کلاسی اکسل نیز یکی دیگر از انتخاب‌ها می‌تواند باشد.

1. سهولت استفاده

استفاده از نرم‌افزار اکسل برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل یا حتی لیست حضور و غیاب مدرسه، به‌عنوان یک ابزار چندمنظوره، مجموعه‌ای از مزایای قابل‌توجه را فراهم می‌کند. یکی از مهم‌ترین مزایا، سهولت استفاده است. اکسل ابزاری بسیار قابل‌دسترس و کاربرپسند است که افراد مختلف با سطوح مختلف مهارت، می‌توانند به‌راحتی از آن استفاده کنند. با استفاده از قالب‌ها و فرمت‌های موجود در اکسل، امکان ثبت و مدیریت حضور و غیاب پرسنل به شیوه‌ای ساده و موثر فراهم می‌شود. علاوه بر این، امکانات متنوعی که اکسل ارائه می‌دهد، از جمله:

•         فیلترها
•         جداول محاسباتی
•         و نمودارها

لیست حضور و غیاب کارکنان به مدیران امکان مشاهده و تحلیل دقیق‌تر اطلاعات حاضر در دیتاها را می‌دهد و این امر به بهبود فرآیندهای مدیریتی کمک می‌کند.

2. قابلیت گزارش‌دهی

یکی از ویژگی‌های بارز نرم‌افزار اکسل در مدیریت حضور و غیاب پرسنل، قابلیت گزارش‌دهی است. با استفاده از اکسل، مدیران می‌توانند داده‌های حضور و غیاب پرسنل را به شیوه‌های مختلفی تجزیه‌وتحلیل کنند و گزارش‌های جامعی از عملکرد و حضور پرسنل تهیه کنند. این گزارش‌ها می‌توانند شامل اطلاعات مربوط به تعداد روزهای کاری، تأخیرها، غیبت‌ها، مجموع ساعات کارکرد، و هر نوع داده‌ای دیگر باشند که موردنیاز سازمان باشد. همچنین، با استفاده از قابلیت‌های پیشرفته اکسل حضور و غیاب پرسنل مانند جداول محاسباتی، فیلترها و نمودارها، مدیران می‌توانند داده‌ها را به شیوه‌های مختلفی تجزیه‌وتحلیل کرده و به نتایج واقعی‌تری دست یابند. این قابلیت گزارش‌دهی باعث می‌شود تا مدیران بتوانند تصمیمات بهتری در مورد مدیریت حضور و غیاب پرسنل بگیرند و بهبودهای لازم را در سیاست‌ها و فرآیندهای سازمانی اعمال کنند.

3. صرفه جویی در وقت و زمان

ضمن کلیاتی که ذکر شد، استفاده از نرم‌افزار اکسل برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل، به‌صرفه جویی در زمان کمک می‌کند. با استفاده از قالب‌ها و قابلیت‌های پیش‌فرض اکسل، مدیران و کارمندان می‌توانند به‌سرعت و با دقت داده‌های حضور و غیاب را وارد کنند. علاوه بر این، اکسل قابلیت‌هایی مانند اتوماسیون و فرمول‌های پیچیده را نیز فراهم می‌کند که به‌صورت خودکار محاسبات را انجام می‌دهند، این امر منجر به کاهش زمان موردنیاز برای پردازش داده‌ها و تهیه گزارش‌ها می‌شود. همچنین، با استفاده از اکسل، می‌توان برای تولید گزارش‌های استفاده از الگوهای آماده داشته و زمان بیشتری را صرف تحلیل داده‌ها و اتخاذ تصمیمات بهینه کرد. ازاین‌رو، استفاده از اکسل برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل به‌عنوان یک ابزار ساده، کارآمد، می‌تواند به بهبود کارایی و بهره‌وری در سازمان کمک کند.

4. به اشتراک گذاری آسان

با استفاده از فرمت‌های قابل‌فهم و شناخته شده‌ای که اکسل فراهم می‌کند، مدیران می‌توانند به‌راحتی داده‌های حضور و غیاب را به اعضای تیم یا دیگر مسئولان سازمان ارسال کنند. این فرایند اشتراک‌گذاری می‌تواند به‌سرعت اطلاعات را به دست مدیران مختلف برساند و امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر و دقیق‌تر را فراهم کند. علاوه بر این، به دلیل پرکاربرد بودن فرمت اکسل، افراد بسیاری با این نرم‌افزار آشنایی دارند و نیازی به استفاده از نرم‌افزارهای خاص یا آموزش‌های پیچیده برای دسترسی به داده‌ها نیست. به‌این‌ترتیب، امکان اشتراک‌گذاری آسان داده‌ها با اکسل، ابزاری کارآمد برای ارتباط و همکاری بین اعضای تیم و مدیران مختلف در یک سازمان فراهم می‌کند.

5. امکان ساخت فرمول و کدنویسی

در ساخت لیست حضور و غیاب با استفاده از اکسل، قابلیت استانداردسازی و فرموله‌کردن فرآیندها بسیار مهم است. این استانداردسازی و فرموله‌کردن فرآیندها به شما کمک می‌کند تا به‌راحتی و با دقت بیشتری لیست حضور و غیاب را مدیریت کنید. برای این کار، ابتدا باید فرمت مناسبی برای لیست حضور و غیاب در اکسل انتخاب کنید. سپس، از فرمول‌ها و عملکردهای مختلف اکسل برای محاسبه تعداد روزهای حضور غیاب استفاده کنید. یکی از راه‌های استانداردسازی، استفاده از قالب‌های ثابت برای ورود اطلاعات حضور و غیاب است. مثلاً، یک ستون برای نام کارمندان، ستون‌های دیگر برای ورود تاریخ‌های حضور و غیاب و ستون دیگری برای محاسبه مجموع روزهای حضور غیاب قرار دهید. سپس، با استفاده از فرمول‌های SUM و IF یا COUNTIF، می‌توانید تعداد روزهای حضور غیاب را به‌صورت خودکار محاسبه کنید. همچنین، می‌توانید از قابلیت‌های پیشرفته‌تر اکسل مانند جداول Pivot استفاده کنید تا اطلاعات حضور و غیاب را به‌صورت گزارشات گردآوری و تجزیه‌وتحلیل کنید. این امکان به شما کمک می‌کند تا الگوها و روندهایی که در حضور و غیاب کارمندان وجود دارد را بهبود بخشید و تصمیمات بهتری برای مدیریت منابع انسانی بگیرید.

6. در دسترس بودن

اکسل یک نرم‌افزار استاندارد است که بسیاری از افراد در محیط‌های مختلف از جمله شرکت‌ها، دانشگاه‌ها، و سازمان‌های غیرانتفاعی از آن استفاده می‌کنند. به‌علاوه، اکسل به‌صورت پیش‌فرض در بسترهای مایکروسافت ویندوز و آفیس موجود است و دردسترس‌بودن آن برای کاربران این سیستم‌ها راحت‌تر می‌شود. همچنین، نسخه‌هایی از اکسل برای سیستم‌عامل‌های دیگر نیز موجود است که امکان دسترسی به این ابزار را برای افرادی که از سیستم‌عامل‌های دیگر استفاده می‌کنند، فراهم می‌کند. به‌این‌ترتیب، اکسل به‌عنوان یک ابزار پرکاربرد و قابل‌دسترس به طور گسترده‌ای در اختیار کاربران است که این امر را به یکی از مزایای بزرگ آن تبدیل می‌کند.

مزایای استفاده از نرم‌افزار اکسل برای حضور و غیاب پرسنل چیست؟

معایب حضور و غیاب در اکسل کدام‌اند؟

علاوه بر تمام نکاتی که ذکر شد، به‌هرحال نرم‌افزار اکسل برای حضور و غیاب یک سری عیوب و مشکلات دارد که استفاده از آن در حجم‌های بالا را ناممکن می‌سازد؛ در چنین مواردی می‌توانید به سراغ برنامه‌های اختصاصی و همین‌طور طراحی لوکال بروید که به‌صورت رایگان و یا نسخه‌های دارای پرداخت و خرید، در ایران و جهان در دسترس هستند. اجازه دهید بررسی کنیم که چرا حضور و غیاب در اکسل می‌تواند گاه مشکل‌ساز باشد.

1. خطای انسانی

حضور و غیاب در اکسل، همانند هر سیستم دیگری، با مزایا و معایب خود همراه است. یکی از معایب اصلی حضور و غیاب در اکسل، مرتبط با خطای انسانی است. زمانی که داده‌ها به‌صورت دستی وارد می‌شوند، احتمال بروز خطا یا اشتباه انسانی بسیار بالاست. این امر می‌تواند به عدم دقت و صحت اطلاعات منجر شود که در نتیجه ممکن است تصمیمات نادرست گرفته شود یا تحلیل‌های ناصحیح انجام شود. علاوه بر این، حضور و غیاب در اکسل به دلیل وابستگی به دسترسی انسانی برای واردکردن اطلاعات، ممکن است زمان‌بر باشد و احتمالی برای تأخیر در به‌روزرسانی داده‌ها وجود داشته باشد. به‌طورکلی، این معضل می‌تواند به کارایی و دقت سیستم حضور و غیاب در اکسل زیان برساند و نیاز به راهکارهایی مانند استفاده از سیستم‌های خودکارتر و کمکی هوشمندتر را احساس می‌کند.

2. امنیت اطلاعات

نشت و مشکل دسترسی آسان هرشخص و حتی کاربر غیرمجاز اطلاعات یکی دیگر از معایب حضور و غیاب در اکسل است. اکسل فایل‌هایی قابل‌تغییر و دسترسی برای کاربران مختلف است و این امر می‌تواند به نقض امنیت اطلاعات منجر شود. به‌عبارت‌دیگر، در این نوع سیستم، کنترل دقیق بر دسترسی و تغییرات داده‌ها به‌راحتی قابل‌انجام نیست و امکان نفوذ و دسترسی غیرمجاز به اطلاعات وجود دارد. همچنین، درصورتی‌که اطلاعات حساسی مانند اطلاعات مربوط به حضور و غیاب پرسنل در اکسل ذخیره شود، احتمال نفوذ و دزدیده‌شدن این اطلاعات نیز وجود دارد؛ بنابراین، استفاده از روش‌های امنیتی نظیر رمزگذاری، محدودکردن دسترسی‌ها و استفاده از سیستم‌های مدیریت امنیتی، ضروری است تا اطلاعات کاربران در معرض خطرات امنیتی نباشند.

3. عدم تناسب با سازمان‌های بزرگ

زمانی که سازمان‌ها بزرگ شده و تعداد پرسنل آن‌ها افزایش می‌یابد، مدیریت حضور و غیاب از طریق اکسل ممکن است دچار مشکلات شود. این مشکلات شامل مواردی همچون محدودیت در پردازش داده‌ها، عدم امکان ایجاد گزارش‌های جامع و تحلیلی، و کمبود امکانات موردنیاز برای مدیریت کارکنان در مقیاس بزرگ می‌شود. علاوه بر این، با افزایش تعداد پرسنل، پیچیدگی مدیریتی نیز افزایش می‌یابد و استفاده از راهکارهای دستی و سنتی مانند اکسل ممکن است زمان‌بر و دشوار باشد؛ بنابراین، برای سازمان‌های بزرگ، استفاده از سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر فناوری‌های پیشرفته‌تر و قابلیت‌های گسترده‌تر، نظیر نرم‌افزارهای متخصص مدیریت منابع انسانی (HRM)، می‌تواند بهترین راهکار باشد تا به نیازهای مدیریتی و امنیتی این سازمان‌ها پاسخ داده شود و به بهره‌وری و کارایی بیشتری دست یابند.

4. هدر رفتن زمان

باتوجه‌به تمام اطلاعاتی که در مورد این نرم‌افزار داریم، باید با ناراحتی اشاره کنیم که استفاده از اکسل برای مدیریت حضور و غیاب ممکن است زمان‌بر باشد، به‌ویژه زمانی که تعداد پرسنل یا حجم داده‌ها افزایش می‌یابد. تهیه و به‌روزرسانی فرم‌ها و جداول اکسل، واردکردن دستی اطلاعات حضور و غیاب و ایجاد گزارش‌ها و تحلیل‌ها، همگی زمان بسیاری را می‌طلبد. این امر می‌تواند به کاهش بهره‌وری کارکنان و تأخیر در انجام وظایف مدیریتی و عملیاتی منجر شود. همچنین، این روند زمان‌بر ممکن است باعث افزایش خستگی و خستگی کارکنان شود و باعث کاهش کیفیت کار شود؛ بنابراین، برای کاهش هدررفتن زمان و افزایش بهره‌وری، استفاده از راهکارهایی مانند نرم‌افزارهای متخصص مدیریت حضور و غیاب که امکاناتی مانند خودکارسازی، گزارش‌دهی اتوماتیک و امکانات تحلیلی قدرتمند را فراهم می‌کنند، توصیه می‌شود.

انواع رایج لیست حضور و غیاب در اکسل کدام‌اند؟

احتمالاً می‌دانید که لیست حضور و غیاب در اکسل، یکی از استفاده‌های متداول این نرم‌افزار است که به کاربران امکان می‌دهد برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان یا دیگر افراد در یک سازمان یا محیط کاری، از قابلیت‌ها و قالب‌های گوناگون آن بهره ببرند. با استفاده از اکسل، می‌توانید یک برگه مربوط به هر فرد ایجاد کرده و در آن، اطلاعات حضور و غیاب مربوط به هر روز را ثبت کنید. برای این منظور، می‌توانید از فرمول‌ها و قالب‌های متنوعی که در اکسل وجود دارد، بهره‌برداری کنید. به‌عنوان‌مثال، می‌توانید از فرمول SUM برای محاسبه تعداد روزهای حضور و ABSENCE برای محاسبه تعداد روزهای غیاب استفاده کنید. دو استفاده متداول از لیست حضور و غیاب در اکسل وجود دارد که مرور می‌کنیم:

1. لیست حضور و غیاب کلاسی اکسل

لیست حضور و غیاب کلاسی در فرمت اکسل یکی از ابزارهای مهم برای مدیریت حضور و غیاب در محیط‌های آموزشی و آموزشی است. این نوع لیست معمولاً شامل ستون‌هایی است که اطلاعات مختلفی را در خصوص هر دانش‌آموز یا شرکت‌کننده شامل می‌شود:

1.   نام و نام خانوادگی: این ستون معمولاً شامل نام و نام خانوادگی دانش‌آموزان یا شرکت‌کنندگان است تا آنها را شناسایی کند.
2.   شماره دانش‌آموزی یا کد ملی: برای شناسایی یکتا دانش‌آموزان و ایجاد ارتباط با سایر سیستم‌های مدرسه یا آموزشی.
3.   تاریخ: تاریخ مربوط به جلسه یا روز مشخص شده برای حضور و غیاب.
4.   وضعیت حضور و غیاب: این ستون نشان‌دهنده حضور یا غیاب دانش‌آموزان در کلاس یا جلسه موردنظر است. اغلب از علائمی مانند “حاضر”، “غیبت موجه”، “غیبت بدون عذر” استفاده می‌شود.
5.   علت غیاب (اختیاری): اگر اطلاعات در دسترس باشد، ممکن است یک ستون برای ثبت علت غیاب هر دانش‌آموز از کلاس اضافه شود. این می‌تواند شامل بیماری، مسائل خانوادگی یا سایر عوامل باشد.
6.   توضیحات (اختیاری): در برخی موارد، یک ستون برای توضیحات اضافی مانند توصیه‌ها یا توضیحاتی در مورد وضعیت دانش‌آموزان استفاده می‌شود.
7.   امضای مدرس یا مسئول: در پایان لیست، یک فضای برای امضاء استاد یا مسئول مربوطه قرار داده می‌شود تا حضور و غیاب تأیید شود.

2. لیست حضور و غیاب کارکنان

لیست حضور و غیاب کارکنان یک شیت یا سیستم است که در آن اطلاعات مربوط به حضور و غیاب هر کارکنانی که در یک سازمان یا شرکت مشغول به کار هستند، ثبت می‌شود. این لیست شامل جزئیاتی مانند نام و نام خانوادگی کارکنان، تاریخ، ساعت ورود و خروج آنها، میزان غیبت یا تأخیر و اطلاعات دیگر مربوط به حضور و غیاب می‌باشد. این اطلاعات معمولاً توسط سیستم‌های رایانه‌ای ثبت می‌شود یا در فرمت‌های مختلفی نظیر جداول اکسل یا نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی ذخیره می‌شود. لیست حضور و غیاب کارکنان ابزاری مهم برای مدیران و مدیران منابع انسانی است تا بتوانند مدیریت بهتری بر روی حضور و غیاب کارکنان خود داشته باشند، عملکرد آنها را ارزیابی کرده و اقدامات لازم را برای بهبود مدیریت زمان و کارایی انجام دهند.

اطلاعات مورد نیاز در لیست حضور غیاب کارکنان در اکسل

برای تهیه یک جدول حضور غیاب در اکسل به برخی اطلاعات از کاربران و تقویم کاری نیازمند هستیم تا برنامه فعالیت پرسنل را طبق ساعت و تاریخ دقیق تردد آن‌ها تنظیم نماییم. تعداد ستون‌ها و ردیف‌های جدول به روزهای کاری و پارامترهای مدنظر مانند مرخصی، اضافه کار، استحقاقی و… بستگی دارد. اما به طور کلی به یک سری اطلاعات اصلی شامل موارد زیر نیاز است:

• اطلاعات شخصی کاربر شامل نام و نام خانوادگی، کد پرسنلی، سمت، واحد کاری، اطلاعات تماس
• اطلاعات مربوط به زمان مانند تاریخ، روز، ساعت ورود، ساعت خروج، مجموع ساعت کاری

البته که این موارد پارامترهای اصلی بوده و شما برحسب شرایط کاری و نیاز خود می‌توانید از اطاعت اضافی مانند ستون‌هایی برای نشان دادن وضعیت حضور و غیاب، مرخصی استعلاجی، کمیسیون و ماموریت اضافه کنید و هرگونه توضیحات یا یادداشت مربوط به حضور و غیاب کارمندان را ثبت نمایید.

نمونه لیست حضور غیاب در اکسل

یکی از ابزارهای کاربردی برای برنامه‌ریزی و تهیه لیست محاسبات مختلف، نرم‌افزار اکسل است که در اغلب سیستم‌های کاری و امور مدیریتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. دسترسی به یک پلن مرتب از ساعات کاری، جمع اضافه کار، ساعات ورود و خروج، تاخیر و… نیازمند نرم‌افزار یا تجهیزات کنترل تردد است که این فرآیند را با سرعت و دقت بالایی انجام دهند. در حالت ساده‌تر می‌توان با کمک نرم‌افزار اکسل یک لیست دقیق و کاربردی برای مدیریت تردد کارکنان طراحی کرد و به یک جدول زمانبندی مشابه نمونه زیر دست یافت.

لیست حضور و غیاب word بهتر است یا اکسل؟

به طبع در جواب به این سوال نمی‌توان کلیت را در نظر گرفت، پس لازم به اشاره است که استفاده از لیست حضور و غیاب در ورد یا اکسل هر دو دارای مزایا و معایب خود است و بستگی به نیازها و ترجیحات سازمانی دارد. در ورد، شما می‌توانید یک فرمت متنی ایجاد کنید که به‌راحتی قابل‌ویرایش است و می‌توانید اطلاعات را به‌صورت متنی و زیبا وارد کنید. از طرفی، اکسل به شما امکان ایجاد یک جدول محاسباتی فراهم می‌کند که به‌راحتی می‌توانید اطلاعات را در آن وارد کرده و محاسبات مربوط به حضور و غیاب را انجام دهید. استفاده از نرم‌افزار ورد ممکن است برای سازمان‌هایی که نیاز به فرمت‌های زیبا و چاپی دارند، مناسب باشد، درحالی‌که اکسل برای سازمان‌هایی که به محاسبات دقیق و امکانات فراوان نیاز دارند، مناسب‌تر است. همچنین، اکسل امکاناتی مانند فیلترکردن، مرتب‌سازی و ایجاد نمودارهای متنوع را فراهم می‌کند که می‌تواند در تحلیل و مدیریت داده‌ها مفید باشد.

بیشتر بخوانید: آشنایی با انواع دستگاه ایکس ری

کدام نرم افزارها جهت مدیریت تردد کارکنان مناسب هستند؟

ممکن است لیست حضور غیاب پرسنل در هر واحد کاری متفاوت باشد و جدا از فاکتورهای اصلی به برخی از موارد دیگر هم پرداخته شود و یا قالب جدول از نظر چینش ردیف و ستون‌ها منحصربه‌فرد و سلیقه‌ای باشد. با این حال انواع نرم افزار حضور و غیاب در دسترس هستند و هر یک قابلیت و آیتم‌های خاصی را برای طراحی جدول و برنامه‌ریزی اطلاعات دارند.

نرم افزارهای حضور و غیاب:

Microsoft Excel: اکسل یک نرم‌افزار قدرتمند و پوسته‌ای در زمینه برنامه‌ریزی و مدیریت داده‌ها است و برای ایجاد لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل به قابلیت‌های گسترده‌ای شامل COP ساز، فیلتر داده‌ها، انجام خودکار محاسبات، تحلیل اطلاعات، تهیه گزارش نهایی و… دسترسی دارید.

Microsoft Word: اگرچه نرم افزار ورد به عنوان پردازشگر قدرتمند کلمات شناخته می‌شود، اما امکان ایجاد لیست‌ حضور و غیاب پرسنل word نیز قابلیت خاص این برنامه است. همچنین رابط کاربری ساده و قابل تنظیم آن کمک می‌کند تا برای فرمت‌بندی و طراحی لیست‌ حضور و غیاب در ورد به راحتی اسامی، تاریخ‌ها و اطلاعات مرتبط دیگر را به لیست اضافه کنید. ضمنا می‌توانید طرح بندی و سبک جدول را مطابق با نیازهای خود سفارشی‌سازی کنید و یا اسناد را به اشتراک بگذارید.

Google Sheets: یک نرم‌افزار پرکاربرد با فضای ابری،‌ پلن ساده و رایگان که علاوه بر امکان طراحی یک طراحی دقیق و چند منظوره به شما امکان اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری با سایر کاربران را می‌دهد. به کمک این نرم‌افزار می‌توانید لیست‌ها، فیلدها، فرمول‌های مختلفی اجرا نموده و دسترسی گسترده‌ای به اطلاعات داشته باشید.

Trello: یکی دیگر از ابزارهای مدیریت پروژه برنامه ترلو است که قابلیت ایجاد لیست‌ها، کارت‌ها و گروهبندی پرسنل برای مدیریت حضور و غیاب را دارد. این ابزار به شما امکان می‌دهد تا وظایف را به صورت قابل مشاهده برای تیم‌ها و افراد مختلف تقسیم نموده و یک تقویم کاری دقیق و انعطاف پذیر برای پرسنل تنظیم کنید.
در نهایت با استفاده از این اطلاعات و نکات، می توانید یک لیست حضور و غیاب در اکسل، ورد و یا سایر نرم‌افزارهای مرتبط ایجاد کنید که به شما در پیگیری و مدیریت حضور و غیاب کارمندان، محاسبه حقوق، دستمزد و… دسترسی خاصی می‌دهند.

لیست حضور و غیاب word بهتر است یا اکسل؟

سوالات متداول درباره لیست حضور و غیاب در اکسل

لیست حضور و غیاب اکسل چیست؟

لیست حضور و غیاب در اکسل یک جدول یا شیت است که در آن اطلاعات حضور و غیاب افراد در یک مجموعه یا سازمان ثبت می‌شود، اغلب با استفاده از فرمت جدولی در نرم‌افزار اکسل.

چطور لیست و حضور و غیاب را آنلاین کنیم؟

می‌توانید لیست حضور و غیاب را در Google Sheets ذخیره کنید و آن را با دیگران به اشتراک بگذارید.

چگونه لیست حضور و غیاب را به‌صورت خودکار جمع‌بندی کنیم؟

از توابع SUM و COUNTIF برای جمع‌بندی تعداد روزهای حضور، غیبت و تأخیر هر فرد استفاده کنید.

برای لیست حضور و غیاب ورد بهتر است یا اکسل؟

به دلیل قابلیت‌های محاسباتی و سازماندهی در قالب جداول، استفاده از اکسل برای لیست حضور و غیاب معمولاً بهتر است.

چطور لیست حضور و غیاب اکسل را گرافیکی کنیم؟

از نمودارهای ستونی یا خطی برای نمایش تعداد روزهای حضور و غیاب هر فرد استفاده کنید.

از چه نرم افزارهای می توان به جای اکسل برای مدیریت رفت و آمد کارکنان استفاده کرد؟

جمع‌بندی

در این راهنما، در خصوص نحوه تهیه و ساخت لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل و کلیات آن توضیح داده شد، ضرورت دقیق اجرای لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل از جوانب مختلف برجسته است. این لیست نه‌تنها به مدیران اجازه می‌دهد تا پرسنل را از نظر حضور یا غیاب نظارت کنند، بلکه اطلاعات جمع‌آوری شده در آن می‌تواند به‌عنوان ابزاری برای تصمیم‌گیری‌های مدیریتی، محاسبه میزان حضور ورود به محل کار، محاسبه حقوق و مزایا، ارزیابی عملکرد پرسنل و برنامه‌ریزی منابع انسانی مورداستفاده قرار گیرد. در اینجا دقت در ثبت ورود و خروج پرسنل، صحت اطلاعات، و رعایت قوانین مربوط به حضور و غیاب از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. ازآنجایی‌که اطلاعات این لیست ممکن است به‌عنوان روش اثبات در قضایای حقوقی یا امور مالی مورداستفاده قرار بگیرد، انطباق با قوانین یک ساختار و شفافیت در ثبت اطلاعات کلیدی است.