بسیاری از نیروها و کارمندانی که در شرکت ها و کسب و کارهای مختلف کار می کنند، در برخی از ایام سال و ماه به صورت دورکاری با شرکت ها همکاری می کنند. همچنین برخی از نیروها به منظور یادگیری و به روز رسانی اطلاعات و دانش خود یا انجام پروژه های مختلف به ماموریت می روند. به همین دلیل یکی از اقدامات مهمی که برای این افراد و شرکت ها باید انجام داد، استفاده از نرم افزار ماموریت و مسافرت است. در این نرم افزار همان طور که از نام آن پیداست، می توان انواع مرخصی های روزانه، ماهانه و ماموریت ها و … را به صورت دقیق ثبت کرد. نرم افزار ماموریت و مسافرت، کاربردها و ویژگی های منحصر به فردی دارد که در ادامه این مطلب به بررسی کامل تر آن می پردازیم.
نرم افزار ماموریت چیست؟
در بسیاری از سازمان ها و شرکت های مختلف، ممکن است مدیران کارمندان خود را به ماموریت و محیط های کاری مختلف می فرستند. به همین دلیل مدیران در چنین شرایطی انتظار دارند که کارمندان نیز در ماموریت و محل کاری جدید و دیگر نیز به وظایف خود رسیدگی کرده و به بهترین نحو به نتیجه مورد نظر برسند. بنابراین برای این که بتوان در هر شرایط و همچنین در زمان دورکاری و ماموریت عملکرد و فعالیت پرسنل و کارمندان را بررسی و مدیریت کرد، از نرم افزار ماموریت استفاده می شود. بنابراین برای درک بهتر نرم افزار ماموریت می توان گفت که این نرم افزار نوعی نرم افزار برای مدیریت و ایجاد فرم های درخواست ماموریت برای زمان های مختلف، و ثبت ماموریت پرسنل و حتی چند سفره برای موقعیت های مختلف است.
بیشتر بخوانید: خرید سیستم حضور و غیاب
سامانه مسافرت و ماموریت
نحوه عملکرد سامانه مسافرت و ماموریت در سازمان ها چگونه است؟
نحوه عملکرد سامانه یا نرم افزار مسافرت و ماموریت در سازمان های مختلف بدین صورت است که این نرم افزار را می توان به صورت client server یا تحت ویندوز اجرا کرد. برای استفاده از این نرم افزار ابتدا بر اساس نیاز کارمندان یا ماموریت و سفرهای کاری کارمندان، یک فرم برای ثبت ماموریت در بازه زمانی مشخص شده ایجاد می شود. پس از آن امکان ثبت یا درخواست بلیط رفت و برگشت، ثبت زمان ورود و خروج به محل کار، ثبت زمان شروع و پایان کار در زمان ماموریت، امکان تعریف انواع ماموریت ، و همچنین تعیین فرم ها با فرمت های مختلف متناسب با نوع ماموریت و مسافرت نیز وجود دارد.
ویژگی مطلوب این نرم افزار بدین صورت است که می توان بر اساس تشخیص مدیر سازمان، سطح دسترسی پرسنل در حال ماموریت را مشخص کرد تا در صورت نیاز و در شرایط مختلف کارمند هم بتواند اطلاعات حضور و غیاب خود را در زمان ماموریت ثبت کند. همچنین مدیر سازمان نیز به صورت آنلاین به کلیه این اطلاعات دسترسی خواهد داشت.
مهم ترین ویژگی های سامانه ماموریت و مسافرت کدام اند؟
امروزه بسیاری از شرکت های فعال در حوزه طراحی نرم افزار، انواع نرم افزارهای کاربردی برای مشاغل و کسب و کارهای مختلف را طراحی و توسعه می دهند. با این وجود باید گفت که ویژگی و قابلیت های مهم سامانه ماموریت و مسافرت با یک دیگر مشابه و یکسان بوده و صرفا ممکن است از نظر طراحی ظاهری با یک دیگر تفاوت هایی داشته باشد. شرکت مکسا به عنوان یکی از پیشگامان مطرح در زمینه طراحی انواع نرم افزار ماموریت و مسافرت این نرم افزار را با ویژگی های خاص و منحصر به فرد طراحی و ارائه می کند. از جمله مهم ترین ویژگی های این نرم افزار می توان به موارد مختلف زیر اشاره کرد:
امکان مدیریت پرسنل: عملکرد منحصر به فرد نرم افزار ماموریت و مسافرت بدین صورت است که می توان قبل از ماموریت، زمان ماموریت و حتی پس از اتمام ماموریت پرسنل را از راه دور به صورت تحت شبکه یا به صورت کلاینت سرور مدیریت کرد و از عملکرد آن ها حین ماموریت اطمینان حاصل نمود.
امکان ثبت درخواست جهت دریافت مجوز ماموریت: کارمندان قبل از شروع ماموریت، برای ثبت کردن زمان ماموریت و سفر و مرخصی خود، می توانند درخواست خود را برای دریافت مجوز ماموریت در سامانه و نرم افزار ماموریت ثبت کنند. با این کار زمان شروع ماموریت به صورت دقیق در سامانه ثبت شده و در پرداخت حق و حقوق ماموریت و حقوق فرد نیز محاسبه می شود.
امکان ثبت شرایط اسکان، بلیط: یکی دیگر از قابلیت ها و ویژگی های مهم نرم افزار ماموریت این است که امکان ثبت کردن شرایط اسکان، هزینه اسکان، بلیط رفت و برگشت، نوع سفر (هوایی، ریلی و با خودروی شخصی و …) و همچنین هزینه های سفر و … را برای کارمندان فراهم می کند. با این کار، مدیر مجموعه در جریان هزینه ها خواهد بود و با آگاهی بیشتری نسبت به پرداخت هزینه های ماموریت و حق ماموریت کارمندان اقدام می کند.
امکان ارائه آمار و اطلاعات کاری: با استفاده از سامانه و نرم افزار ماموریت، پرسنل می توانند مدیر مجموعه را در جریان اقدامات انجام شده در طول سفر کاری قرار داده و مدیر نیز می تواند به صورت آنلاین از روند کار و وظایف انجام شده توسط نیروهای خود قرار گیرد.
امکان مطلع شدن از هزینه های ماموریت و سفر: عملکرد نرم افزار ماموریت و مسافرت شرکت مکسا به صورتی است که به صورت دقیق می توان اطلاعات و مبالغ مربوط به ماموریت را در ثبت کرد. پس از به پایان رسیدن به ماموریت نیز حق الزحمه فرد و سایر هزینه های صرف شده در طی ماموریت، به سازمان مربوطه و همچنین به پرسنل محاسبه و پرداخت می شود.
بیشتر بخوانید: نرم افزار ردیابی ویزیتور | کاربردهای نرم افزار ردیابی بازاریاب
مهم ترین ویژگی های سامانه ماموریت و مسافرت کدام اند؟
کاربرد سیستم ماموریت در چه سازمان هایی است؟
تا این قسمت از مقاله در مورد ویژگی ها و مزایای استفاده از نرم افزار ماموریت صحبت شد. اما نکته مهمی که مطرح می شود، این است که این نرم افزار به واسطه قابلیت های ویژه ای که ارائه می کند، کاربردهای گسترده و بسیار مهمی نیز دارد. به طور کلی از سیستم ماموریت در سازمان های مختلف زیر مورد استفاده قرار می گیرد:
- سازمان ها و شرکت های دولتی و اداری
همه شرکت ها و سازمان های دولتی و اداری به منظور پیگیری کردن ماموریت های بین استانی، بررسی و اطمینان حاصل کردن از حضور پرسنل در جلسات کاری، بازرسی ها و بازدیدهای نظارتی می توانند از نرم افزار ماموریت استفاده کنند.
- سازمان های نظامی و انتظامی
کاربرد دیگر نرم افزار و سیستم ماموریت، برای سازمان های نظامی و انتظامی است که با استفاده از این نرم افزار می توانند برنامه ریزی ها و اقدامات لازم برای ماموریت های عملیاتی، ماموریت های آموزشی، اردوهای نظامی و … را به بهترین نحو انجام دهند.
- شرکت های خدماتی و صنعتی بزرگ
شرکت های خدماتی و صنعتی بزرگ که تعداد زیادی پرسنل داشته و پرسنل در طول سال به سفرهای کاری، ماموریت های برون سازمانی، ماموریت های آموزشی، اردوهای آموزشی و … نیز می روند، می توانند از نرم افزار ماموریت استفاده کنند. با استفاده از این نرم افزار امکان مدیریت و نظارت بر عملکرد و وظایف پرسنل در شرایط دور کاری و ماموریت برای مدیر شرکت یا مجموعه کاری فراهم می شود.
- سازمان های نفت، گاز و پتروشیمی
سازمان و شرکت های نفت و گاز و پتروشیمی که تعداد زیادی پرسنل داشته و این افراد را برای بازدید از سایت ها و پالایشگاه های دیگر و برون سازمان اعزام می کنند، می توانند برای بررسی و نظارت بر تردد و عملکرد پرسنل خود از نرم افزار ماموریت استفاده کنند. با استفاده از این نرم افزار می توان از راه دور بر بازدیدهای پرسنل، بازرسی ها و همچنین عملیات های انجام شده در پروژه های مختلف نظارت و مدیریت کرد.
- سازمان های بیمه ای
کارمندان و پرسنل مشغول در سازمان های بیمه ای، در اکثر موارد برای بررسی خسارات وارد شده به خودرو، منزل، محل آتش سوزی، کارخانجات و … باید به صورت حضوری در محل حاضر شوند. بنابراین در چنین شرایطی نیز به منظور بررسی عملکرد کارشناس بیمه، و پرداخت حق و حقوق ماموریت، ضروری است که از نرم افزار ماموریت استفاده شود.
عوامل موثر بر قیمت نرم افزار افزار ماموریت
با توجه به اهمیت استفاده از نرم افزار مسافرت و ماموریت، امروزه انواع این نرم افزار، با قابلیت ها، ویژگی ها و طراحی های رابط کاربری مختلفی طراحی و عرضه می شود. بنابراین قیمت واحد و دقیقی را نمی توان برای این نرم افزار تعیین و بیان کرد. چرا که عوامل مختلفی روی قیمت نرم افزار ماموریت تاثیر گذار هستند و مهم ترین عوامل به شرح زیر است:
- میزان و نوع قابلیت های ارائه شده توسط نرم افزار
- نوع نرم افزار (سفارشی یا نرم افزار آماده)
- تعداد کاربران و کارمندانی که از نرم افزار استفاده می کنند.
- نحوه و مدل ارائه نرم افزار (نرم افزار ابری (SaaS)، نرم افزار نصبی (on- Premise))
- میزان یکپارچه بودن نرم افزار با سایر سیستم های دیگر
- میزان امنیت اطلاعات و داده های رمز نگاری شده و سطح دسترسی نرم افزار
- نوع گرافیک و رابط کاربری نرم افزار
عوامل موثر بر قیمت نرم افزار افزار ماموریت
سوالات متداول درباره اتوماسیون مسافرت و ماموریت
آیا امکان شخصی سازی نرم افزار ماموریت در سازمان های مختلف وجود دارد؟
بله. در صورت لزوم می توان نرم افزار ماموریت را برای سازمان های مختلف بر اساس کاربرد و نوع استفاده و سایر نیازهای اختصاصی، به صورت شخصی سازی شده طراحی و ارائه کرد.
آیا استفاده از نرم افزار ماموریت ضروری و اجباری است؟
بله. با توجه به ویژگی های مهم و قابل توجه ذکر شده در مورد نرم افزار ماموریت، می توان گفت که استفاده از این نرم افزار باعث بهبود مدیریت پرسنل در حال ماموریت می شود، و استفاده از آن ضروری و کاربردی است.
جمع بندی
در این مطلب به صورت کامل در مورد نرم افزار مسافرت و ماموریت، کاربردها و ویژگی های منحصر به فرد آن صحبت شد. بر اساس ویژگی های ذکر شده، می توان گفت مهم ترین کاربرد این نرم افزار بهبود نظارت و مدیریت مدیر مجموعه روی عملکرد و رسیدگی به وظایف توسط پرسنل در حال ماموریت است. جهت خرید نرم افزار ماموریت و مسافرت، می توانید از طریق شرکت مکسا اقدام نمایید. همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر و خرید آگاهانه تر بر اساس کاربرد مورد نظرتان می توانید با کارشناسان فروش ما در مجموعه مکسا در تماس باشید.
