سیستمهای حضور و غیاب امروزه یکی از راهحلهای منطقی برای کنترل ورود و خروج پرسنل سازمان و ثبت اطلاعات کارکنان است که با وجود فناوریهای پیشرفته کنترل تردد را تسریع بخشیده است. اما اینکه چرا استفاده از سیستمهای حضور و غیاب برای اصناف اهمیت دارد؟ باید بگوییم که دستگاههای حضور و غیاب به همان اندازه که برای سازمانهای اداری مفید است، می تواند راهکاری ساده و مطمئن در اصناف و سایر مشاغل باشد. البته باید به این نکته توجه کنید که در هر صنفی مبتنی بر نیازهای شغلی مناسبترین سیستم انتخاب شود. در این مقاله از وب سایت مکسا ما را همراهی کنید به این دلیل که قصد داریم در خصوص میزان اهمیت و کارایی استفاده از دستگاههای حضور و غیاب برای اصناف (دستگاه حضور و غیاب در اصناف) مطالبی را بیان کنیم.
اهمیت دستگاه حضور و غیاب برای اصناف
در دنیای کسبوکارهای امروزی، کنترل تردد و حضور و غیاب کارکنان یکی از عوامل تعیینکننده در بهبود بهرهوری سازمانها بشمار میرود. اصناف مختلف نیاز به کنترل دقیق حضور و غیاب کارکنان دارند اما در این مسیر با چالشهای مختلفی روبهرو هستند. دستگاههای حضور و غیاب با ساماندهی و مدیریت زمانبندی کارکنان بخش بزرگی از این مسائل را از بین میبرند. سیستم حضور و غیاب نهتنها امکان ثبت ورود و خروج کارکنان را فراهم میکنند، بلکه با ارائه گزارشهای جامع و دقیق موجب افزایش بهرهوری سازمانها میشوند. در ادامه به دلایل اهمیت استفاده از دستگاههای حضور و غیاب برای اصناف مختلف پرداختهایم.
- تامین امنیت
یکی از اصلیترین دلایل اهمیت استفاده از دستگاههای حضور و غیاب در اصناف، کمک به بهبود و تامین امنیت است. این دستگاه با برخورداری از ویژگیهایی همچون تشخیص چهره، ثبت اثرانگشت افراد و یا ثبت تردد از طریق کارتهای هوشمند و حتی در برخی موارد تشخیص عنبیه چشم افراد مجوز ورود آنها را صادر میکنند و به این شکل از تردد افراد غیرمجاز جلوگیری میشود.
- کنترل تردد دقیق و سریع
با استفاده از دستگاههای حضور و غیاب در اصناف این امکان فراهم میشود که تردد پرسنل به طور دقیق و درکوتاهترین زمان صورت بگیرد و به بهینه ترین حالت ممکن در زمان و هزینهها صرفهجویی میشود و همچنین بهرهوری و راندمان کاری نیز افزایش خواهد داشت.
- مدیریت حضور و غیاب کارکنان
یکی از دلایل استفاده اصناف مختلف از سیستمهای حضور و غیاب امکان مدیریت حضور و غیاب کارکنان است. سیستم های حضور و غیاب با دقت و عملکرد سریع ضمن ثبت ساعات ورود یا خروج پرسنل به مدیران کمک میکنند تا ضمن کنترل تردد افراد با کیفیت و دقت بالاتری حقوق و دستمزد یا مواردی همچون روزهای مرخصی و … را مدیریت کنند.
- بهبود بهرهوری کارکنان
استفاده از دستگاههای حضور و غیاب در اصناف با بهبود بهرهوری در فرایندها و بهبود عملکرد آنها، ضمن ثبت اطلاعات دقیق تردد یا حضور و غیاب افراد به مدیران کمک میکند تا بتوانند تصمیمات هوشمندانه مدیریتی را اتخاذ کنند.
- نظارت و کنترل موجودی
دستگاه حضور و غیاب در اصناف موجب میشود که موجودی محصولات و امکانات به دقت کنترل شود و مدیران اصناف با داشتن این اطلاعات ضمن بهینهسازی موجودی، بهترین خدمات را به مشتریان خود ارائه میدهند.
- کاهش هزینهها
ثبت دقیق ساعات کاری و جلوگیری از اضافهکاریهای غیرضروری باعث کاهش هزینههای اضافی برای کسبوکارها میشود. همچنین، با کاهش نیاز به نیروی انسانی برای ثبت دستی ترددها، هزینههای اداری نیز کاهش مییابد.
- ایجاد شفافیت و اعتماد
با استفاده از دستگاههای حضور و غیاب، اطلاعات ورود و خروج کارکنان بهصورت شفاف و دقیق ثبت میشود. این موضوع موجب کسب اعتماد کارکنان میشود.
برخی از مهمترین معایب و چالشهای حضور غیاب اصناف
حضور و غیاب کارکنان در اصناف اغلب با معایب و چالشهایی همراه است که در برخی از مهمترین آنها عبارتاند از:
- ثبت دستی اطلاعات
اصناف اغلب در صورت نبود دستگاه حضور و غیاب مجبور به ثبت دستی اطلاعات تردد پرسنل روی کاغذ، دفترچه و یا حتی سیستم رایانهای هستند. این روشها در کنار زمانبر بودن معمولا اشتباه و خطاهایی را نیز به همراه دارد.
- احتمال تقلب و سوء استفاده:
عدم استفاده از دستگاههای حضور و غیاب به کارکنان این امکان را میدهد که بدون حضور واقعی، ساعات کاری خود را ثبت کنند یا زمان ورود و خروج خود را دستکاری کنند. همچنین در ثبت تردد دستی، کارکنان از دیگران میخواهند که حضورشان را ثبت کنند و این مورد نیز موجب افزایش تقلب و کاهش بهرهوری میشود.
- کاهش بهرهوری و نظم
در غیاب سیستم کنترل تردد هوشمند، مدیریت بهصورت دقیق و منظم امکان کنترل حضور و غیاب کارکنان را ندارد و این امر منجر به کاهش بهرهوری و نظم در محیط کار میشود.
- افزایش بار کاری مدیریت
ثبت دستی اطلاعات تردد و مدیریت حضور و غیاب کارکنان نیاز به نیروی انسانی بیشتر دارد و منجر به افزایش بار کاری مدیریت میشود. به این خاطر که نظارت بر حضور و غیاب بهصورت دستی زمانبر و پرهزینه است که موجب کاهش کارایی مدیریت میشود.
بیشتر بخوانید: خرید انواع دستگاه اسکنر امنیتی
ویژگیهای دستگاههای کنترل تردد برای اصناف
دستگاههای کنترل تردد (سیستم حضور و غیاب) برای اصناف ویژگیهای متنوعی به همراه داند که با توجه به نیازهای مختلف کسبوکارها طراحی میشوند. برخی از مهمترین ویژگیهای دستگاه های حضور و غیاب در اصناف عبارتند از:
- روشهای مختلف ثبت تردد
دستگاههای حضور و غیاب برای شناسایی و ثبت تردد از روشهای مختلفی استفاده می کنند. متداولترین روشها شامل شناسایی و ثبت اثر انگشت، تشخیص چهره، اسکن عنبیه چشم یا دستگاه حضور غیاب تشخیص کف دست که دقت بالایی دارد و احتمال تقلب را به حداقل میرساند. همچنین شناسایی از طریق کارتهای هوشمند که مختص هریک از کارکنان تعریف میشود و به سرعت تردد را ثبت میکند.
- امکان اتصال به شبکه
ویژگی امکان اتصال به اینترنت یا شبکه داخلی، انتقال دادههای ثبت شده را از طریق اینترنت به سیستمهای مدیریت مرکزی فراهم میکند که مدیران می توانند آنها را به صورت لحظهای مشاهده و کنترل کنند. همچنین از طریق اتصال اینترنت میتوان دستگاه حضور و غیاب را با سایر سیستمهای کنترل تردد متصل و بهترین استفاده را از آن برای محاسبه حقوق یا مدیریت منابع انسانی داشت.
- امکان ذخیره دادهها در حافظه دستگاه
دستگاههای حضور و غیاب اغلب دارای حافظه داخلی هستند که دادهها را حتی در صورت قطع اتصال به شبکه ذخیره میکنند و همچنین میتوان با رمزگذاری دادهها از دسترسی غیرمجاز به آنها جلوگیری کرد.
- امکان تنظیم شیفتهای کاری
سیستم حضور و غیاب امکان برنامهریزی و تنظیم شیفتهای کاری مختلف را متناسب با ساعات کاری کارکنان فراهم می کند. همچنین میتوان با تعریف ورود با تاخیر، مرخصی، اضافهکاری با ماموریت و موارد مشابه نظارت دقیق بر تردد پرسنل داشت.
- تهیه گزارشهای جامع
دستگاههای حضور و غیاب امکان تهیه گزارشهای جامع و دقیق از ترددها، تأخیرها، اضافهکاریها و غیبتها را دارند.
- پشتیبانی از تعداد تردد بالا
سیستم حضور و غیاب قادر به پشتیبانی از تعداد زیادی کاربر است، که آنها را برای استفاده در کسبوکارهای بزرگ مناسب میسازد. در سازمانهای بزرگ که پرسنل زیادی دارند، با انتخاب دستگاه حضور و غیاب که ظرفیت بالایی برای تعریف پرسنل دارد و همچنین در نظر گرفتن سرعت پردازش اطلاعات توسط دستگاه سرعت ثبت ترددها را افزایش داد. در مقابل اصناف و کسب و کارهای کوچک با پرسنل کم نیازی به دستگاه حضور و غیاب با ظرفیت تردد بالا ندارند.
- محل استقرار و نصب دستگاه
بسیاری از دستگاههای حضور و غیاب با برخوداری از استاندارد IP و استاندارد IK برای کار در شرایط محیطی مختلف مانند گرد و غبار، رطوبت و دمای بالا طراحی شدهاند و مقاومت بالایی در برابر ضربه دارند. اما با این وجود مکان نصب بر عملکرد دستگاه تاثیر دارد. در دستگاههای حضور و غیاب اثرانگشتی یا تشخیص چهره تابش نور خورشید بر اسکنر دستگاه تاثیر میگذارد وتوصیه به نصب آن در فضای داخلی میشود. در صورتیکه از جمله کسب و کارهایی هستید که نیاز به استفاده از دستگاه حضور و غیاب در فضای باز دارید بهتر است از سیستمهای حضور و غیاب دارای استاندارد IP و استاندارد IK استفاده کنید تا در هر شرایط دمایی و آب وهوایی عملکرد صحیحی نمایش دهد.
دستگاههای حضور و غیاب مناسب اصناف کداماند؟
انتخاب دستگاههای حضور و غیاب مناسب برای اصناف بستگی به نیازها، بودجه و تعداد کارکنان هر آنها دارد. در ادامه برخی از دستگاههای حضور و غیاب که برای اصناف مختلف مناسب هستند، معرفی میشوند:
- دستگاه حضور و غیاب مناسب برای سازمانها
سازمانهای با پرسنل بالا به عنوان سازمان و کسب و کار بزرگ شناخته میشوند و با وجود شیفتهای کاری متعدد، ثبت انواع مرخصی، ماموریت و ارباب رجوع زیاد نیازمند دستگاه حضور و غیاب با دقت بالا در کنار سرعت ثبت اطلاعات بالا در چند ثانیه هستند. همچنین سازمان های بزرگ نیازمند سیستم حضور و غیاب با قابلیت پردازش حجم بالای دادهها و امکان اتصال به سیستمهای مدیریت منابع انسانی هستند. بنابراین اگر بخواهیم برای سازمانها دستگاه حضور و غیاب منحصر به فرد معرفی کنیم از جمله ایدهآلترین آنها میتوان به دستگاه ورود و خروج suprema biostation 3 با طراحی ظریف و کوچک در کنار قابلیت تشخیص چهره با سرعت بالا و همچنین دستگاه حضور و غیاب Maxa BioFace S850 با قابلیت احراز هویت با سرعت بالا و با تامین کردن امنیت بالا اشاره کرد.
بیشتر بخوانید: خرید دستگاه تشخیص چهره سوپریما
- دستگاه حضور و غیاب مناسب شرکتهای بزرگ
شرکتهای بزرگ که تعداد پرسنل زیادی دارند نیز به دستگاه حضور و غیاب با امکان ثبت تردد و سرعت پردازش سریع نیاز دارند. همچنین میتوانند سیستم حضور و غیاب دستگاه ساعتزنی استفاده کنند. اما همیشه دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی گزینهای مناسبی برای شرکتهای اداری با حضور کارمندان است. همچنین برخی دستگاههای حضور و غیاب با برخورداری از چندین روش شناسایی به صورت چندعاملی (کارت، تشخیص چهره، ثبت اثرانگشت و…) نیز میتواند انتخاب مناسبی برای شرکتهای بزرگ باشد. در ادامه به برخی از دستگاههای حضور و غیاب مناسب شرکتهای بزرگ اشاره کردهایم.
دستگاه حضور و غیاب Tiara با دو فناوری کارت و تشخیص اثرانگشت قابلیت ثبت 200000اثرانگشت و 10000000 ورود و خروج پرسنل را دارد. همچنین دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره W7-Face-plus با حافظه به ظرفیت 3هزار چهره و 4میلیون تردد به عنوان یکی از بهترین تولیدات داخلی محسوب میشود و از جمله دستگاه ورود خروج مناسب برای شرکتهای بزرگ است. در آخر دستگاه ساعت زنی maxa Bioface E340 یکی از کاربردیترین انواع دستگاههای حضور و غیاب است که امکان استفاده چندعاملی برای تشخیصچهره، اثر انگشت و … را نیز دارد.
- دستگاه حضور و غیاب برای شرکتهای کوچک
شرکتها و کسب و کارهای کوچک با وجود پرسنل کم روند حضور و غیاب آسانی دارند و نیاز آنها با استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی نیز مرتفع میشود. همچنین میتوانند در صورت احساس نیاز به حافظه بیشتر از دستگاههای حضور و غیاب میان رده با قیمت مقرون به صرفه استفاده کنند.
- دستگاه حضور و غیاب مناسب کارگاههای تولیدی
کارگاههای تولیدی با محیط صنعتی و تولیدی که کار فیزیکی بیشتری در آن صورت میگیرد و احتمالا امکان ثبت اثرانگشت کارگران به صورت دقیق وجود ندارد بنابراین میتوانند از دستگاههای حضور و غیاب کارتی یا تشخیص چهره استفاده کنند. یکی از بهترین گزینه برای کارگاههای تولید دستگاه کنترل ورود و خروج virdi ac2200 است که این دستگاه قابلیتهای منحصر به فردی از جمله احراز هویت از طریق اثر انگشت، و کارت بدون تماس با سرعت بسیار بالا را دارد. همچنین با برخورداری از سنسور نوری با کیفیت و ضد خش، بدنهای مقاوم در برابر گرد و غبار و رطوبت، امکان متصل کردن آن به گیتهای کنترل تردد نیز وجود دارد.
- دستگاه حضور و غیاب بیمارستانی
اننخاب دستگاه حضور و غیاب بیمارستانی با در نظر گرفتن برخی فاکتورهای مهم از جمله رعایت بهداشت و تعداد تردد بالا صورت میگیرد که میتوان انواع سیستم حضور و غیاب تشخیص چهره، تشخیص عنبیه و کف دست را بهترین گزینه برای مراکز درمانی دانست. کنترل تردد در مراکز درمانی و بیمارستان کار سختی است و با وجود شیفتهای کاری متعدد یا ورود و خروج زیاد پرسنل حساسیت بالایی دارد. بنابراین نرم افزار حضور و غیاب باید پاسخگوی همه موارد باشد.
- بهترین دستگاه حضور و غیاب برای دانشگاهها و مراکز آموزشی
دانشگاهها و مراکز آموزشی یکی دیگر از سازمانهایی هستند که کنترل تردد کارکنان در آن اهمیت زیادی دارد. به طور مثال در دانشگاهها علاوه بر بخش مدیریت و کارکنان نیاز به مدیریت حراست، سلف، کتابخانه و … است. از این رو بهترین راهحل انتخاب دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره، ثبت اثرانگشت یا کارتی است که در عین آسان بودن عملکرد دستگاه؛ دقت و سرعت پردازش اطلاعاتی بالایی دارند.
- بهترین دستگاه حضور و غیاب برای مجموعههای ورزشی
مجموعههای ورزشی نیز به دلیل وجود سالن های ورزشی، باشگاههای ورزشی برای رشتههای مختلف از بخشهای متعددی تشکیل شدهاند که برای هریک از آنها نیاز به دستگاه حضور و غیاب است. سیستم حضور و غیاب برای نظارت بر تردد کادر مدیریتی، کارکنان و ورزشکاران و همچنین پرسنل مجموعههای ورزشی که میتوان بهترین نوع سیستم حضور و غیاب برای مجموعه ورزشی با این گستردگی را نیز دستگاههای حضور و غیاب تشخیص چهره، دستگاه حضور و غیاب کارتی یا دستگاه ساعتزنی دانست.
بیشتر بخوانید: دستگاه حضور و غیاب Zkteco
سوالات متداول پیرامون دستگاه حضور و غیاب برای اصناف
چرا اصناف باید از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنند؟
دستگاه حضور و غیاب برای اصناف مختلف کمک میکند تا با کاهش خطاهای انسانی و سوء استفادههای احتمالی، زمان ورود و خروج کارکنان را به دقت ثبت کنند و امر محاسبه حقوق و دستمزد را سادهتر و دقیقتر انجام دهند.
کدام نوع دستگاه حضور و غیاب برای اصناف مناسب است؟
انتخاب نوع دستگاه بستگی به اندازه کسب و کار، بودجه و تعداد پرسنل سازمان دارد. برای مثال کسب و کارهای کوچک میتوانند از دستگاههای کارتخوان یا اثر انگشتی استفاده کنند، در حالی که برای کسب و کارهای بزرگتر دستگاههای تشخیص چهره یا کارتی مناسبتر است.
اصناف مختلف چگونه اطلاعات ثبت شده توسط دستگاههای حضور و غیاب را مدیریت کنند؟
اطلاعات ثبت شده توسط سیستم حضور و غیاب به نرمافزار مدیریت حضور و غیاب منتقل میشوند و مدیران از طریق این نرمافزارها میتوانند گزارشات مختلفی شامل ساعات کاری، مرخصی، ماموریت، اضافهکاری، تاخیر و حقوق دستمزد را محاسبه کنند.
آیا امکان استفاده از دستگاههای حضور و غیاب در اصناف با محیط رو باز وجود دارد؟
بله، بسیاری از دستگاههای حضور و غیاب برای کار در شرایط محیطی مختلف طراحی شدهاند و با برخورداری از استانداردهای IP و استاندارد IK دارای ویژگی ضد آب و ضد گرد و غبار هستند که در محیطهای صنعتی و فضای باز با شرایط آب و هوایی نامساعد نیز عملکرد مناسبی دارند. همچنین در برابر ضربه نیز بدنه مقاومی دارند.
بیشتر بخوانید: معرفی مراکز خرید دستگاه حضور و غیاب تهران
جمعبندی دستگاه حضور و غیاب در اصناف
امروزه استفاده از دستگاه حضور و غیاب در اصناف اهمیت زیادی پیدا کرده است به این دلیل که این سیستمها به مدیران کمک میکنند تا زمان ورود و خروج کارکنان را به دقت ثبت و مدیریت کنند. این امر نه تنها باعث افزایش دقت در محاسبه حقوق و دستمزد میشود، بلکه بهرهوری را افزایش داده و از هر گونه تقلب و خطاهای انسانی جلوگیری میکند. همچنین با ارائه گزارشهای دقیق از حضور و غیاب کارکنان، به بهبود بهرهوری در اصناف کمک میکند. ما در این مقاله از وبسایت مکسا تلاش کردیم به دلایل اهمیت استفاده از دستگاههای حضور و غیاب برای اصناف بپردازیم برای کسب اطلاعات بیشتر و خریداری سیستم حضور و غیاب مناسب میتوانید با پشتیبانی مکسا MAXASECURITY تماس بگیرید.