منظور از تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب چیست؟ | روش های مختلف خروجی گرفتن از دستگاه حضور غیاب

همانطور که می‌دانید امروزه در اغلب مراکز کاری کنترل تردد کارکنان به کمک تجهیزات هوشمند انجام شده و کیفیت مدیریت منابع انسانی با کمک دستگاه‌های حضور و غیاب به صورت قابل ملاحظه‌ای افزایش یافته است. در حال حاضر کنترل و ثبت تردد کارکنان به کمک روش‌های سنتی و نیروی انسانی تا حدودی منسوخ شده و راندمان و بهره‌وری از نتایج شیوه‌های سنتی چندان مطلوب نیست. به همین منظور استفاده از دستگاه‌های ساعت زنی در اتوماسیون‌های بزرگ و حتی کسب و کارهای کوچک نیز مخاطبان زیادی را به خود جذب نموده است. شما نیز می‌توانید بنابر نیاز فضای کاری و وضعیت تردد کارکنان خود نمونه مناسب و سازگار با محیط مد نظر را تهیه نموده و از قابلیت‌های متنوع این دستگاه در مدیریت منابع انسانی به بهترین نحو ممکن بهره‌مند شوید. حال ممکن است برای شما سوال پیش بیاید که اطلاعات ثبت و ذخیره شده در سیستم دستگاه‌های حضور و غیاب چگونه قابل تخلیه بوده و تهیه گزارش از داده‌های جمع آوری شده در دستگاه به چه شیوه‌ هایی انجام می‌شود؟ لذا در ادامه قصد داریم به توضیح و بررسی روش‌های مختلف خروجی گرفتن از دستگاه حضور غیاب بپردازیم و نحوه تخلیه دستگاه حضور و غیاب، نصب و دیگر شرایط استفاده از این تجهیزات را آموزش دهیم.

attendance-device-cta 02178756000

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب چیست؟

تاکنون به این موضوع فکر کرده‌اید که اطلاعات ذخیره شده در دستگاه‌های حضور و غیاب چگونه تخلیه می‌شوند؟ یا مدیریت منابع انسانی خروجی اطلاعات را با چه اهدافی انجام می‌دهد؟ مسلما اطلاعات ذخیره شده در این دستگاه‌ها مزایای بسیاری برای مدیریت هرچه بهتر فعالیت کارکنان را به همراه دارد و تخلیه اطلاعات برای تهیه یک چک لیست و گزارش جامع بسیار مهم است. ابتدا لازم است بدانید که دستگاه حضور غیاب انواع و سری‌های مختلفی داشته و نمونه‌های کارتی، اثر انگشتی و یا تشخیص چهره از رایج‌ترین دستگاه‌های حال حاضر برای اغلب فضاهای کاری هستند. لذا نحوه تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب هر یک از این دستگاه‌ها به نرم‌افزار مخصوص آن‌ها بستگی دارد ‌و فایل خروجی دستگاه حضور و غیاب نیز با اهداف مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد. به طور کلی تخلیه اطلاعات این دستگاه‌ها شامل تهیه یک گزارش خروجی به صورت هفتگی، ماهانه و حتی سالانه از تمامی عوامل مرتبط با تردد پرسنل می‌شود. از این خروجی می‌توان اطلاعاتی شامل ساعت ورود و خروج پرسنل را با تاریخ و مشخصات دقیق به دست آورد. البته در برخی موارد برای جابجایی، تعمیر، تعویض و… نیز لازم است تا اطلاع درج شده از پرسنل توسط دستگاه، تخلیه و پاکسازی شود. مدیریت منابع انسانی نیز با هدف بررسی کنترل و نتیجه‌گیری از وضعیت کاری، حقوق و مزایا، اضافه کار، راندمان فعالیت، مجموع دستمزد پرداختی برای پرسنل و در نهایت تحلیل عملکرد کارکنان،‌ تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب را با توجه به نوع دستگاه، نرم افزار موجود و روش‌های رایج انجام می‌دهند.

بیشتر بخوانید: انواع دستگاه حضور و غیاب و دستگاه کنترل تردد

تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب چیست؟

روش های مرسوم تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب کدام اند؟

نحوه خروج گرفتن از دستگاه حضور و غیاب با روش‌های مختلفی انجام می‌شود که به مدل دستگاه، نرم‌افزار نصب شده و دیگر عوامل موثر بر تخلیه اطلاعات هر دستگاه بستگی دارد و انجام این فرآیند در کلیه دستگاه‌های کنترل تردد به شیوه‌های مشابهی انجام می‌شود؛ اما تفاوت‌های جزئی نیز در آن‌ها وجود دارد. از طریق پورت‌های ارتباطی و روش مناسب می‌توانید تمامی اطلاعات را از دستگاه حضور و غیاب به نرم‌افزار سیستم انتقال دهید که پیش از اقدام به تخلیه اطلاعات لازم است تا نرم‌افزار مناسب روی سیستم نصب گردد و IP دستگاه حضور غیاب برای نرم‌افزار مربوطه تعریف شود. سپس بر حسب وضعیت سخت‌افزاری و نرم‌افزاری دستگاه ساعت زنی، به روش‌های زیر می‌توان عملیات تخلیه اطلاعات و خروجی دستگاه حضور و غیاب را انجام داد که به طور کلی دو روش زیر را شامل می‌شود.

1. خروجی‌ گرفتن از دستگاه حضور و غیاب به کمک کامپیوتر که در این روش به ارتباط بین دستگاه و سیستم کامپیوتر نیاز است و با نصب نرم‌ افزار حضور و غیاب، طی زمان کوتاهی تخلیه اطلاعات امکان پذیر است. این روش را می‌توان به کمک پورت‌های سریالی (RS232 و RS485) انجام داد که هر یک مزایا و معایب خاص خود را به همراه دارند.
2. تهیه فایل خروجی دستگاه حضور و غیاب به کمک فلش مموری که در این روش به کابل کشی و ایجاد اتصال بین دستگاه و سیستم کامپیوتر نیازی نیست. این روش را به کمک یک فلش مموری با فرمت FAT32 انجام می‌دهند که در ادامه تخلیه اطلاعات با این روش را به طور کامل شرح می‌دهیم.

بیشتر بخوانید: مهمترین مرکز خرید و فروش دستگاه حضور و غیاب در اصفهان

خروجی گرفتن از دستگاه حضور غیاب به وسیله هارد و فلش مموری 

تخلیه اطلاعات به کمک هارد و فلش مموری (پورت USB دستگاه) از روش‌های راحت و قابل اطمینان جهت تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور غیاب به سیستم کامپیوتری است که در این روش به پورت‌های سریال (RS232 و RS485) نیاز دارید. البته پیش از اقدام جهت تخلیه اطلاعات مطمئن شوید که دستگاه حضور و غیاب شما از حافظه‌های جانبی برای تخلیه و ذخیره سازی داده‌ها پشتیبانی می‌کند. امروزه اغلب دستگاه‌های حضور و غیاب باکیفیت به حافظه SD مجهز شده و به کمک نرم‌افزار، اطلاعات دستگاه حضور غیاب را به فلش مموری یا هارد انتقال می‌دهند. برای تخلیه اطلاعات به این روش ابتدا از فرمت فلش مموری خود اطمینان حاصل کنید. در صورت مغایرت با دو فرمت فوق، برای تغییر فرمت با وصل کردن فلش مموری به سیستم کامپیوتر و کلیک راست روی آن با گزینه (Properties) می‌توانید فرمت را چک کرده یا تغییر دهید.

• فلش مموری را به دستگاه حضور و غیاب وصل کنید و گزینه Ok را بفشارید یا با اندکی مکث روی آن منو‌ را دریافت کنید.
• بخش مدیریت USB را بزنید و سپس گزینه‌های فراخوانی داده‌های تردد را انتخاب کنید.
• در ادامه نیز گزینه انتخاب همه و سپس OK را کلیک کنید تا کلیه اطلاعات از دستگاه به فلش مموری منتقل شوند.
• سپس از طریق منوی نرم‌افزار دستگاه بر روی سیستم، گزینه فراخوانی فایل تردد را انتخاب نموده ‌و با کلیک بر روی پوشه، فایل‌ اطلاعات را از فلش مموری به نرم‌افزار دستگاه در سیستم منتقل کنید.

اکنون اطلاعات تردد روی نرم افزار دستگاه در سیستم کامپیوتر قرار دارد و با رفتن به منو گزارش از طریق گزارش کارکرد، اطلاعات پرسنل را دریافت یا رویت کنید.

تخلیه دستگاه کنترل تردد با استفاده از شبکه LNA 

استفاده از شبکه LNA یک روش‌ متداول برای تخلیه دستگاه کنترل تردد است که به دو شیوه شبکه سیمی (کابل LNA) و شبکه بدون سیم (IP Static) نیز انجام می‌شود. این روش محدود به مکان و زمان خاصی نیست و قابلیت تخلیه چند دستگاه به صورت همزمان را فراهم می‌سازد. در روش تخلیه اطلاعات از طریق شبکه، ابتدا از ثبت بودن دستگاه حضور غیاب روی نرم‌افزار دستگاه مطمئن شوید؛ زیرا ارتباط بین سیستم و دستگاه کنترل تردد جهت تخلیه اطلاعات الزامی است و حتما باید دستگاه برای نرم‌افزار تعریف شود و به اصطلاح در سیستم Ping شود. برای تخلیه اطلاعات با شبکه سیمی ابتدا به کمک کابل Rj45 و از طریق پورت شبکه Ethernet دستگاه حضور غیاب را به کامپیوتر متصل نمایید و پس از اطمینان از Ping شدن دستگاه با نرم‌افزار و سیستم، اطلاعات را تخلیه کنید. سپس با ورود به منوی نرم‌افزار دستگاه و کلیک بر روی قسمت دریافت گزارشات می‌توانید لیست کاملی از گزارش و داده‌های مربوط به هر پرسنل را به دست آورید. این روش یکی از ایمن‌ترین راه‌های تخلیه اطلاعات از دستگاه ساعت زنی است و تقریبا امکان ایجاد مشکلاتی مانند حذف بخش یا کل اطلاعات پرسنل از این طریق غیر ممکن است.

بیشتر بخوانید: بررسی برترین دستگاه حضور و غیاب zkteco + معرفی شرکت ZK (زدکی)

تخلیه دستگاه حضور غیاب از طریق WiFi

یکی دیگر از بهترین روش‌ها جهت تخلیه داده‌های دستگاه حضور غیاب استفاده از شبکه وای فای است، البته برای دستگاه‌هایی که از قابلیت اتصال به وای فای پشتیبانی می‌کنند. این دستگاه‌ها حتی امکان اتصال ماژول‌های کنترل تردد WiFi را نیز دارند و به کمک این ماژول‌ها می‌توان دستگاه را به سیستم کامپیوتر متصل نموده اطلاعات را انتقال دهند. این روش سرعت و امنیت بالایی برای استخراج داده‌ها به شما می‌دهد و برای انجام آن ابتدا تنظیمات دستگاه_ مجددا تنظیمات دستگاه_ سپس گزینه تنظیمات ارتباط_ شبکه بی‌سیم_ انتخاب گزینه پیشرفته و در پایان گزینه dhcp را کلیک کنید. با توجه به IP خصوصی هر وای فای نیز در قسمت IP آدرس WiFi مربوطه را درج نموده و گزینه فراخوانی داده را انتخاب نمایید.

• اگر در محدوده WIFI قرار بگیرید به هیچ اتصال دهنده و سیم‌کشی نیاز ندارید و اتصال شما به سیستم حضور غیاب راحت و بدون تجهیزات اضافه انجام می‌شود.
• با روش WiFi می‌توانید چندین دستگاه حضور و غیاب را به صورت همزمان تخلیه اطلاعات کنید.
• با استفاده از این روش امکان جابجایی دستگاه، سیستم نرم‌افزاری و سخت‌افزاری  دستگاه حضور غیاب به راحتی انجام می‌شود.

علاوه‌براین موارد، نصب و راه‌اندازی سیستم‌های حضور غیاب مبتنی بر وای فای، امکان تخلیه اطلاعات بدون نیاز به سیم‌کشی و اتصالات کابلی را فراهم می‌کنند که این ویژگی برای کسب و کارهای کوچک سبب عدم اشغال فضا شده و از لحاظ اقتصادی نیز مقرون‌به‌صرفه است.

خروجی‌ گرفتن از دستگاه حضور و غیاب به وسیله شماره سریال روشی منسوخ شده

پورت سریال (Com port) از روش‌های قدیمی در تخلیه اطلاعات از دستگاه حضور غیاب است که اگرچه یک فرآیند منسوخ محسوب می‌‌شود؛ اما هنوز هم برای برخی از دستگاه‌های ساعت زنی و نرم‌افزار مربوط به ‌آن‌ها کاربرد دارد. محدودیت ناشی از طول کابل و سرعت کند انتقال اطلاعات در این روش سبب شده تا به مرور کاربرد گسترده خود در این زمینه را از دست بدهد. البته در تنظیمات پورت سریال یک مفهوم با عنوان (Baudrate) را مشاهده می‌کنید که به معنی سرعت انتقال داده‌ها میان دو دیوایس بر حسب باد بر ثانیه است. اما این اصطلاح به آن معنی نیست که شما امکان افزایش سرعت تخلیه اطلاعات و انتقال آن‌ها را دارید؛ زیرا سرعت بادریت در هر سیستم یک میزان مشخص و پیش‌فرض است. با این حال اگرچه استفاده از روش شماره سریال شما را با محدودیت‌هایی روبرو می‌سازد اما تخلیه اطلاعات به این روش چندان هم دشوار نیست. 

بیشتر بخوانید: انواع گیت ورود و خروج و گیت کنترل تردد

روش های مرسوم تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب کدام اند؟

نکاتی که باید قبل از تخلیه دستگاه حضور و غیاب بدانیم

مسلما اطلاعات ذخیره شده در دستگاه حضور و غیاب اهمیت زیادی از جوانب مختلف دارد که تخلیه این داده‌ها را با حساسیت بالایی همراه می‌سازد. بنابراین توجه به برخی از نکات در انتقال اطلاعات و پاکسازی دستگاه کنترل تردد بر حفظ امنیت و ارتقا کیفیت مدیریت منابع انسانی تاثیرگذار است. به طور کلی برای تخلیه اطلاعات باید از مشخصات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری دستگاه حضور غیاب خود اطلاعات کاملی داشته و نحوه کار با آن را به درستی آموخته باشید. همچنین وضعیت سیستمی و اتصال به شبکه به خوبی برقرار باشد و عوامل مختل کننده در انتقال اطلاعات را حذف شوند.

نوع دستگاه حضور و غیاب

هر دستگاه حضور و غیاب از ویژگی‌های ساختاری و مشخصات فنی خاصی برخوردار است و این عوامل سبب می‌شوند که بخش سیستمی و نرم‌افزار دستگاه نیز منحصربه‌فرد باشد. همچنین روش تخلیه اطلاعات به این مشخصات وابسته است و پیش از اقدام به تخلیه اطلاعات باید بر حسب نوع دستگاه به نکاتی از قبیل نرم‌افزار، روش تخلیه و نحوه انتقال اطلاعات از دستگاه به سیستم‌ کامپیوتر توجه کنید.

محل نصب دستگاه حضور و غیاب

در زمینه نصب، راه اندازی و تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب محل قرارگیری دستگاه از فاکتورهای موثر محسوب می‌شود و به طور کلی انتخاب یک موقعیت مناسب برای دستگاه بر مکانیزم صحیح و حفظ سلامت آن در بلند مدت تاثیر زیادی دارد. همچنین دقت کنید که برای اتصال صحیح و راحت دستگاه به سیستم کامپیوتری مانعی ایجاد نشود و عوامل مخرب محیطی مانند رطوبت، دمای بالا و… سبب ایجاد اختلال و عدم عملکرد مناسب دستگاه نشوند.

وضعیت ارتباط شبکه دستگاه ساعت زنی

ایجاد یک ارتباط مناسب بین دستگاه کنترل تردد و سرور مدیریت شبکه برای انتقال ایمن و سریع اطلاعات بسیار مهم است. ارتباط شبکه بین مبدا و مقصد باید ایمن و پایدار باشد و در صورتی که وضعیت ارتباط شبکه ضعیف، ناپایدار و مقطعی باشد، احتمالا اطلاعات کامل و به درستی منتقل نشوند. البته این موارد تنها چند نکته از اقدامات مهم پیش از تخلیه دستگاه کنترل تردد هستند و بهتر است توجه به کیفیت سخت‌افزاری، مدیریت نرم‌افزار، نوع اتصالات، روش انتقال و… را نیز مدنظر قرار دهید تا تخلیه اطلاعات به درستی و با حفظ امنیت بین مبدا و مقصد انجام شود.

بیشتر بخوانید: بررسی تخصصی برترین دستگاه حضور و غیاب سوپریما + معرفی شرکت suprema

نحوه اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر چگونه است؟ | بررسی‌‌ روش های اتصال دستگاه به کامپیوتر 

اغلب مخاطبان و اپراتورهای این دستگاه‌ها می‌خواهند بفهمند که نحوه تنظیمات دستگاه حضور و غیاب چگونه است؟ دستگاه  حضور و غیاب برای اتصال و ارتباط با سیستم کامپیوتری از پورت‌های ارتباطی مختلفی استفاده می‌کند و از طریق این درگاه‌های ارتباطی به تبادل داده و تخلیه اطلاعات می‌پردازد. در حال حاضر پورت (TCP/IP) برای اتصال پورت دستگاه به شبکه استفاده می‌شود و از طریق اتصال با پروتکل‌های سیستم کامپیوتری امکان انتقال آنلاین اطلاعات را فراهم می‌کند. پورت USB نیز برای اتصال مستقیم دستگاه حضور غیاب به کامپیوتر کاربرد دارد و امکان انتقال اطلاعات به صورت آفلاین را ایجاد می‌کند. دو روش بالا از رایج‌ترین فرآیندهای فعلی در انتقال و تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب هستند و از آنجایی که دستگاه کنترل تردد تنوع ساختاری و مکانیزم‌های متفاوتی دارد در ادامه به بررسی روش‌‌های اتصال دستگاه به کامپیوتر خواهیم پرداخت.

پورت سریال

پورت سریال یا Com port از فرمت Rs232 برای برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات بین دستگاه حضور غیاب و سیستم کامپیوتر استفاده می‌کند و به این دلیل با پورت Rs232 نیز شناخته می‌شود. در این روش طول کابل جهت برقراری ارتباط مهم بوده و متراژ کابل نیز بر کیفیت و سرعت انتقال اطلاعات تاثیرگذار بوده و به طور معمول برای تخلیه اطلاعات در فاصله‌ 50_60m بین دستگاه و سیستم کاربرد دارد. این پورت دارای 9 پین است و برای برقراری ارتباط، ارسال و دریافت اطلاعات از 4 پین و 4 رشته سیم (دو زوج سیم) جهت تخلیه اطلاعات استفاده می‌کند. در این اتصالات پین 2 و 3 برای ارسال و دریافت داده‌ها، پین 4 به منظور اعلام آمادگی دستگاه جهت ارسال و دریافت اطلاعات (DTR) و پین شماره 5 نیز برای اتصال زمینی (Ground) به کار می‌روند.

پورت RS485 

این پورت به دلیل بهره‌گیری از فرمت استاندارد RS_485 به همین نام نیز شناخته شده و این کد یک شناسه صنعتی بوده و معرف لایه فیزیکی و رابط الکتریکی در ارتباط نقطه به نقطه در تجهیزات الکتریکی محسوب می‌شود. این فرمت استاندارد امکان کابل‌کشی در مسیرهای طولانی‌ و پر صدا و پشتیبانی همزمان از چندین دستگاه را فراهم می‌سازد. این پورت اگرچه فواصل طولانی‌تر را بهتر پشتیبانی می‌کند؛ اما برای تخلیه اطلاعات دستگاه حضور غیاب چندان هم کاربردی نبوده و با این حال در برخی شرایط مورد استفاده قرار می‌گیرد به طور مثال: برای دستگاه‌های ساعت زنی (اکسس کنترل) جهت اتصال قرائت‌گر یا کارتخوان، سنسورهای اسکنر اضافی و یا اتصال کنترل پنل اصلی کاربرد بیشتری دارند.

بیشتر بخوانید: حضور و غیاب بدون دستگاه

پورت USB

برای تبادل اطلاعات بین دستگاه حضور غیاب و سیستم کامپیوتری به کمک پورت‌های رایج و پرکاربرد usb می‌توانید از دو روش استفاده کنید. روش کاربردی اول حافظه فلش (Flash Disk) است که آن را به پورت USB در دستگاه کنترل تردد وصل نموده و گزینه‌ دریافت یا ارسال اطلاعات را از منوی تبادل اطلاعات انتخاب می‌کنید. در برخی دستگاه‌ها نیز مکانیزم تبادل اطلاعات بسیار ساده‌تر بوده و تنها با وصل کردن فلش به پورت usb نقل و انتقال اطلاعات انجام می‌شود. در روش دیگر با اتصال دو سر کابل usb به پورت دستگاه و پورت کامپیوتر، ارتباط مستقیم و کابلی ایجاد شده و در این صورت به کمک نرم‌افزار دستگاه یا نرم‌افزار واسطه تبادل داده‌ها را انجام می‌دهید. اما این روش مستقیم محدودیت فاصله را ایجاد نموده و تنها در حد فاصله ۳ الی ۵ متر بین دستگاه حضور غیاب و کامپیوتر تخلیه اطلاعات با کابل USB امکان‌پذیر است.

پورت شبکه LAN

برای اتصال به کامپیوتر با پورت LNA شما به یک کابل مناسب نیاز دارید که معمولا یک کابل کواکسیال با اتصالات RF است. سپس باید یک سر کابل را به پورت LNA و سر دیگر را به پورت مناسب روی کامپیوتر خود متصل کنید. پورت‌های کامپیوتر نیز معمولا از نوع USB ،Ethernet یا PCIe هستند و برحسب نوع پورتی که در دسترس دارید از یک مبدل مناسب استفاده کنید و بعد از اتصال کابل به پورت LNA و کامپیوتر، شما باید نرم‌افزار مربوطه را روی کامپیوتر خود نصب کنید. این نرم‌افزار معمولا یک درایور است که به شما امکان کنترل و تنظیمات لازم را برای پورت LNA را می‌دهد. با ایجاد یک اتصال موفقیت‌آمیز شما می‌توانید از قدرت و عملکرد LNA برای تقویت سیگنال‌های RF استفاده نموده و اطلاعات را به کامپیوتر خود منتقل کنید.

وای فای wifi

یک روش سریع و ایمن برای ارسال اطلاعات از دستگاه حضور غیاب به نرم افزار دستگاه در سیستم کامپیوتری است و نوعی ارتباط شبکه بی‌ سیم محسوب می‌شود. این روش برای ایجاد ارتباط بین دستگاه‌ و سیستم‌ در محیط‌هایی که کابل‌کشی مقدور نیست کاربر دارد. البته استفاده از این روش برای دستگاه‌هایی که از WiFi پشتیبانی می‌کنند امکان پذیر است و با این حال در صورت نیاز می‌توان آن را روی دستگاه کنترل تردد نصب کرد. زمانی که IP‌ وای فای را برای دستگاه تعریف کنید و دستگاه نیز برای نرم‌افزار ثبت شود؛ لذا با رعایت فاصله بین دستگاه، سیستم و روتر (مودم) شبکه وای فای یک ارتباط بی سیم و آنلاین جهت تبادل اطلاعات برقرار می‌شود.

بیشتر بخوانید: انواع دستگاه ایکس ری چمدانی، کانتینری، خودرویی و انسان

نحوه اتصال دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر چگونه است؟ | بررسی‌‌ روش های اتصال دستگاه به کامپیوتر

تجهیزات مورد نیاز جهت نصب دستگاه حضور و غیاب کدام ‌اند؟

برای نصب و راه‌اندازی دستگاه کنترل تردد به برخی تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری نیاز است تا دستگاه را در محل مناسب نصب نموده و اتصالات ارتباطی لازم بین دستگاه و نرم‌افزار سیستم را برقرار کرد.

آداپتور دستگاه‌ حضور و غیاب: دستگاه حضور و غیاب، برق مورد نیاز خود را از طریق منابع تغذیه‌ مانند باتری، آداپتور و… تامین می‌کند و آداپتور نیز یک منبع تغذیه برای دستگاه محسوب می‌شود. این قسمت دارای یک سوکت ورودی است که به شبکه برق خانگی متصل شده و سوکت خروجی در سمت دیگر آن نیز به دستگاه حضور و غیاب وصل می‌شود. دقت نمایید‌ که عواملی مانند ولتاژ ورودی و خروجی‌، محدوده جریان و دیگر مشخصات فنی آداپتور باید با شبکه برق خانگی و انرژی مورد نیاز دستگاه حضور و غیاب سازگار باشد تا دستگاه دچار مشکلاتی از قبیل افت فشار، جریان بالا، اتصال کوتاه و… نشود.

• وجود نرم افزار مدیریت برای ثبت، ذخیره و مدیریت اطلاعات کاربران الزامی است و به طور معمول این نرم‌افزار را از نوع هماهنگ با دستگاه حضور و غیاب عرضه می‌کنند.
• برای برقراری ارتباط بین دستگاه، سیستم و نرم‌افزار به کابل‌ها و اتصالات نیاز دارید که معمولا شامل کابل‌های usb، سریالی، اترنت و… هستند.
• برای نصب برخی از دستگاه‌های کنترل تردد به سیستم عامل و درایورهای مخصوص نیاز دارید که باید با دستگاه تطابق داشته و به درستی نصب شوند.
• ماژول‌های امنیت جانبی برای عملکرد دقیق و سریع برخی از دستگاه‌ها نیز به کار می‌روند و شامل اسکنرهای اثر انگشت، تشخیص چهره یا قرائت کننده کارت پرسنلی هستند.

این موارد نیز برخی دیگر از تجهیزات مورد نیاز برای نصب دستگاه کنترل تردد هستند؛ البته با توجه به نوع دستگاه، نوع سیستم‌ و نرم‌افزار، فاصله دستگاه و سیستم، شرایط محیطی و… ممکن است که تجهیزات مورد نیاز در نصب و راه‌اندازی هر دستگاه متفاوت باشد. 

بیشتر بخوانید: معرفی انواع دستگاه حضور و غیاب ویردی (virdi)

مراحل تخلیه اطلاعات دستگاه‌های حضور و غیاب

ثبت و تخلیه اطلاعات دستگاه‌های حضور و غیاب در 5 مرحله به شرح زیر انجام می‌شود:

تنظیم تاریخ و ساعت دستگاه: در مرحله اول لازم است که تاریخ و ساعت دستگاه به‌صورت صحیح تنظیم شود. این تنظیمات از اهمیت زیادی برخوردار هستند. زیرا هر گونه خطا در تاریخ و ساعت می‌توانند موجب ثبت نادرست ترددها شوند. در ادامه این مرحله یکی از کاربران به‌عنوان مدیر تعیین می‌شود تا از دسترسی غیرمجاز به منوها و تنظیمات جلوگیری به عمل آید.

آماده‌سازی لیست پرسنل: پس از انجام تنظیمات اولیه، لازم است که یک لیست کامل از پرسنل تهیه شود تا به هر فرد یک شماره پرسنلی اختصاص داده شود. با انجام این کار می‌توان افراد را به‌صورت دقیق‌تری شناسایی کرد و فرایند ثبت تردد را ساده‌تر نمود.

معرفی کاربران به دستگاه: در مرحله سوم باید کاربران به دستگاه معرفی شوند. این مرحله به‌عنوان ثبت کاربر شناخته می‌شود. بدین منظور لازم است که به منوی مربوط به کاربران وارد شوید و گزینه کاربر جدید را انتخاب نمایید. سپس نوع شناسایی از نظر: کارت، انگشت یا چهره را مشخص کنید. پس از آن نیز شماره پرسنلی را وارد نمایید و مطابق با دستورالعمل‌های دستگاه به واردکردن اطلاعات شناسایی بپردازید.

ثبت تردد توسط کارکنان و پرسنل: بعد ازآنکه کاربران به دستگاه معرفی شدند، باید ترددهای آنها در دستگاه ثبت شوند. این مرحله بسیار بااهمیت است و اطلاعات بسیار دقیقی برای پردازش‌های بعدی فراهم می‌کند.

تخلیه اطلاعات و انتقال آنها به نرم‌افزار مدیریت: مرحله پنجم به تخلیه اطلاعات و انتقال آنها به نرم‌افزار مدیریت مربوط می‌شود. به‌عبارت‌دیگر در این مرحله، داده‌های ثبت شده به نرم‌افزاری که برای تجزیه‌وتحلیل اطلاعات هستند، انتقال داده می‌شوند. لازم به ذکر است که تخلیه اطلاعات به‌صورت منظم انجام می‌شود تا از شلوغی داده‌ها یا بروز هر گونه خطا جلوگیری به عمل آید.

خروجی گرفتن از کدام نوع دستگاه حضور غیاب ساده‌تر است؟

نحوه گزارش‌گیری از دستگاه حضور و غیاب بسیار آسان است. تخلیه اطلاعات از دستگاه‌های حضور و غیاب مختلف تقریباً به شکل مشابهی انجام می‌شود و نوع دستگاه حضور و غیاب اهمیت زیادی در این فرایند ندارد. در واقع نرم افزار حضور و غیاب مورد استفاده جهت تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب نقش اصلی در این فرآیند را دارد. برترین نرم افزارهای موجود در بازار جهت تخلیه اطلاعات عبارتند از بایوویشن، بایوتایم، بایو استار، یونیس و آلپتا. هر کدام از نرم افزارهای فوق با توجه به نوع گزارشی که ارائه میدهند ممکن است سخت یا آسان باشند. اما به‌هرحال نباید از تأثیر مدل دستگاه کنترل تردد بر تخلیه اطلاعات دستگاه نیز غافل شد. به‌ عبارت‌ دیگر اگر دستگاه حضور و غیاب از برند و مارک معتبری باشد، خروجی گرفتن از اطلاعات آن نیز به‌ صورت ساده‌تری انجام می‌شود. دستگاه‌های حضور و غیاب در ایران بسیار متنوع هستند و با  مطالعه مشخصات فنی آنها می‌توانید به‌ راحتی دریابید که کدام یک از آنها بهتر هستند و یا خروجی گرفتن از اطلاعات آنها ساده‌تر است. به‌عنوان‌مثال مواردی همچون: برند، گارانتی، تاریخچه و قدمت دستگاه، مجموعه ارائه‌ دهنده خدمات فروش و… تماماً می‌توانند نشان‌دهنده کیفیت دستگاه باشند و اطلاعات مفیدی در اختیار شما بگذارند.

آموزش راه‌اندازی دستگاه حضور و غیاب

نصب و راه‌اندازی دستگاه حضور غیاب در عملکرد صحیح و دریافت خروجی دقیق از این تجهیزات تاثیر مستقیمی دارد. نصب فیزیکی و استقرار مکانی مناسب دستگاه و ایجاد تنظیمات و اتصالات صحیح بخش نرم‌افزاری دو فاکتور مهم در زمینه‌ نصب و آموزش کار با دستگاه حضور و غیاب محسوب می‌شوند.

1. ابتدا موقعیت مکانی و نصب در فضای مناسب را مشخص نموده و جهت بهره‌مندی هرچه بهتر و بیشتر از قابلیت‌های دقیق و صحیح دستگاه، عواملی مانند ارتفاع، نور، دما، عدم رطوبت و… را برای وضعیت فیزیکی و سخت‌افزاری دستگاه در نظر بگیرید.
2. سپس اقدامات اولیه بخش نرم‌افزاری را انجام دهید و به این منظور باید برنامه نرم‌افزار مرتبط با نوع دستگاه حضور و غیاب را روی سیستم نصب نموده و با تعریف دستگاه در نرم افزار، بین دستگاه کنترل تردد و نرم‌افزار سیستم ارتباط برقرار کنید.
3. سپس برای تهیه لیستی دقیق و صحیح از اطلاع تمامی پرسنل یک قابل اکسل آماده کنید. به این ترتیب هم سرعت عمل فرآیند ثبت اطلاعات را افزایش داده‌اید و هم از بروز خطا و اختلال در ثبت کامل و دقیق کارکنان در سیستم جلوگیری می‌کنید.
4. در ادامه این اطلاعات را یک به یک برای هر پرسنل در نرم‌افزار دستگاه وارد نموده و ثبت کنید. برای این مرحله توسط اسکنر اثر انگشت یا تشخیص چهره نیز هویت هر پرسنل را شناسایی و اطلاعات را در نرم‌افزار سیستم ذخیره نمایید.
5. در پایان نحوه تنظیم ساعت دستگاه حضور و غیاب مطابق با لیست کارکنان در نرم افزار مربوطه انجام می‌شود. بنابراین پرسنل را برای تعیین و چرخش شیفت کاری دسته‌بندی کرده و سپس به تعیین زمان کاری، اضافه کاری، مرخصی، ساعات استراحت و… بپردازید.

نحوه کار با دستگاه حضور و غیاب: با تنظیم دقیق این فرآیند دستگاه حضور و غیاب برای تشخیص، تایید، ثبت و ذخیره اطلاعات پرسنل در ساعات کاری آماده راه‌اندازی است و برحسب نوع دستگاه با استفاده از کارت پرسنلی، اثر انگشت یا اسکن چهره قابلیت کنترل تردد کارکنان را دارد.

مراحل فوق بخش اصلی آموزش نصب دستگاه حضور و غیاب هستند که پس از استقرار دستگاه در لوکیشن مناسب، تنظیم نرم‌افزار و برقراری اتصالات ارتباطی بین دستگاه و سیستم، می‌توانید به سادگی از این تجهیزات استفاده کنید. لذا با روشن کردن دستگاه مکانیزم لازم برای تشخیص هویت پرسنل بر حسب نوع دستگاه آغاز شده و با اسکن کردن کارت، اثر انگشت یا چهره هر کارکن، اطلاعات او پردازش شده و در صورت تایید ذخیره می‌شود. سپس می‌توانید به کمک نرم‌افزار مدیریتی داده‌ها را برای کنترل و تحلیل فعالیت کاری پرسنل بررسی کنید.

بیشتر بخوانید: انواع قفل الکترونیک و تجهیزات، پوش باتن

آموزش راه‌اندازی دستگاه حضور و غیاب

سوالات متداول

آیا برای خروجی گرفتن از دستگاه حضور و غیاب نرم افزار خاصی نیاز است؟

بله، مطابق با نوع دستگاه حضور و غیاب و روش خروجی‌ گرفتن از اطلاعات باید نرم‌افزار مناسب را انتخاب و نصب نمود. همچنین پیش از اقدام به تخلیه داده‌ها دستگاه حضور و غیاب را برای نرم افزار سیستم تعریف کنید.

بهترین پورت‌های ارتباطی برای تخلیه اطلاعات کدامند؟

در حال حاضر پورت‌های USB،WiFi  و پور‌ت‌های شبکه از بهترین روش‌ها برای دریافت و انتقال سریع و ایمن اطلاعات بین دستگاه حضور غیاب و نرم‌افزار سیستم هستند.

بهترین مرجع آموزش کار با دستگاه حضور و غیاب کدام است؟

قطعا بهترین مرجع برای کسب آموزش راه اندازی دستگاه حضور و غیاب برای کار با این تجهیزات، یادگیری از طریق آموزش‌‌های ارائه شده توسط متخصصین نصب و پشتیبانی  برند دستگاه است‌. زیرا تیم پشتیبانی و نصب هر برند از مشخصات فنی و تمامی نکات مربوط به دستگاه مطلع هستند.

نحوه خروجی گرفتن از دستگاه حضور و غیاب چگونه است؟

نحوه خروجی گرفتن از دستگاه حضور و غیاب با استفاده از روش‌های مختلفی انجام می‌شود. نحوه گزارش‌گیری از دستگاه حضور و غیاب با 3 تکنیک زیر انجام می‌شود:

• استفاده از نرم‌افزار دستگاه حضور و غیاب
• استفاده از فلش مموری و هارد برای خروجی گرفتن از دستگاه
• استفاده از پورت شبکه به‌منظور دسترسی به فایل‌های خروجی دستگاه

بیشتر بخوانید: دستگاه حضور و غیاب zkteco

جمع بندی

همانطور که اشاره شد استفاده از تجهیزات کنترل تردد هوشمند در اکثر اتوماسیون‌های مجهز و پیشرفته تا کسب‌ و کارهای کوچک نیز تاثیر بسزایی داشته و برای مدیریت هرچه بهتر و دقیق‌تر نیروی انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در شرایط مختلفی مانند تهیه گزارش سالانه از راندمان کاری و تحلیل عملکرد کارکنان، محاسبه دستمزدها و… به اطلاعات دقیق و کاملی از تمامی ترددهای پرسنل نیاز است. برای تهیه چک لیست در چنین مواقعی از اطلاعات ثبت و ضبط شده در دستگاه حضور و غیاب خروجی می‌گیرند. تخلیه این اطلاعات برای مواقع تعمیر، تعویض و جابجایی دستگاه حضور و غیاب نیز الزامی بوده و بنابر نوع دستگاه و نرم‌افزار مربوط به آن با روش‌های مختلفی مانند پورت LNA، WiFi، USB و… انجام می‌شود. هر‌ روش‌ نیز فرآیند خاص خود را داشته ‌و از لحاظ امنیت، دقت و سرعت در انتقال و تخلیه اطلاعات مزایا و معایب متفاوتی را به همراه دارند.