از آنجایی که امروزه استفاده از تجهیزات کنترل تردد برای اماکن مختلف به ویژه اداری و تجاری اهمیت بالایی پیدا نموده؛ به تبع بازار عرضه و تقاضای این دستگاه‌ها نیز با استقبال بیشتری روبرو است. بنابراین با وجود تنوع بالایی که در مدل و برندهای مختلف داخلی و خارجی وجود دارد انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب، فاکتوری مهم در جهت مدیریت هرچه بهتر و دقیق‌تر نیروی انسانی محسوب می‌شود. همانطور که می‌دانید این دستگاه‌ها به شما کمک می‌کنند تا حضور و غیاب کارکنان را ثبت کنید، گزارش‌های دقیق تهیه نموده و در نهایت بهره‌وری و اطلاع از راندمان فعالیت پرسنل را افزایش دهید. اما با توجه به تنوع بالای دستگاه‌های موجود، انتخاب بهترین گزینه ممکن است برای برخی از متقاضیان یک چالش باشد که در ادامه به بررسی نکات مهم هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم و فاکتورهای کلیدی یک خرید باکیفیت و در عین حال اقتصادی را بررسی می‌کنیم.
چرا انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب اهمیت دارد؟
با توجه به اینکه در شرایط امروزی، انجام اغلب فرآیندها از قالب سنتی و به کمک نیروی انسانی فاصله گرفته است؛ بسیاری از امور با روش‌های اتوماتیک و هوشمند انجام می‌شوند و به تبع نتایج نهایی با سرعت عمل، دقت و کیفیت دوچندانی به دست می‌آیند. یکی از متدهای پیشرفته‌ای که طی سال‌های اخیر به سرعت در بسیاری از حوزه‌های صنعتی، تجاری، اداری، حتی مسکونی و تفریحی جایگاه ویژه‌ای پیدا نموده؛ کنترل تردد افراد و پرسنل با دستگاه‌های حضور و غیاب است. این تجهیزات از نظر ویژگی‌های ساختاری و مشخصات فنی بسیار متنوع هستند و هر یک بر حسب قابلیت‌ها، آیتم‌های نرم افزاری و یا ویژگی‌های سخت‌افزاری عملکرد خاصی داشته و برای اهداف کاربردی متفاوتی به کار می‌روند.
از آنجایی که تنوع این محصولات بالا است و هر یک از طراحی و مکانیزم خاص خود بهره می‌گیرند؛ بنابراین انتخاب مدل مناسب با نیازهای محیطی و سیستم مدنظر اهمیت زیادی دارد. هر متقاضی باید بر حسب شرایط محیطی، محل نصب، میزان تردد، سطح امنیتی مورد نیاز و… دستگاه حضور و غیاب مناسب را انتخاب نماید. این تجهیزات بر حسب الگوریتم‌های هوشمند و روش‌های بیومتریک و غیر بیومتریک (شناسایی چهره، اثر انگشت، کارت RFID، رمز) به اسکن و تطبیق مشخصات کاربر با اطلاعات ثبت شده در پایگاه اطلاعات می‌پردازند؛ بنابراین انتخاب دستگاهی که از نظر ساختاری و قابلیت‌های فنی با اهداف کاربردی شما مطابق باشد و فاکتورهای مهم زیر را پاسخ دهد اهمیت بالایی دارد.
- ثبت دقیق و به موقع حضور و غیاب به شما کمک می‌کند تا حقوق و دستمزد کارکنان را به صورت دقیق محاسبه نمایید و از هرگونه اختلاف در محاسبات جلوگیری کنید.
- با استفاده از دستگاه حضور و غیاب می‌توانید ساعات کاری کارکنان را به دقت کنترل کنید و از اتلاف وقت پیشگیری نمایید.
- دستگاه‌های ساعت زنی فرآیند ثبت حضور و غیاب را خودکار نموده و مانع از بروز خطاهای انسانی می‌شوند.
- به کارگیری این دستگاه‌ها به شما امکان می‌دهند تا گزارش‌های دقیقی از حضور و غیاب کارکنان تهیه کنید و از این گزارش‌ها برای مدیریت دقیق کاربران بهره بگیرید.
- بسیاری از دستگاه‌های حضور و غیاب دارای قابلیت‌های امنیتی مانند تشخیص چهره یا اثر انگشت نوری هستند که به افزایش امنیت محل کار کمک نموده و از انجام تقلب توسط افراد متخلف جلوگیری می‌نمایند.
- این دستگاه‌ها قابلیت یکپارچه سازی با دیگر تجهیزات امنیتی را دارند و اغلب به صورت اکسس کنترل و سیستم کنترل دسترسی برای تعیین سطوح مختلف کاربران نیز استفاده می‌شوند.
بیشتر بخوانید: لیست بهترین دستگاه حضور و غیاب 1403 + معرفی بهترین برندها 2024
attendance-device-cta 02178756000
فاکتورهای مهم در زمان خرید دستگاه حضور غیاب
اکنون که با ویژگی‌ها و اهمیت انتخاب دستگاه کنترل تردد آشنا شدیم؛ موضوع آگاهی از فاکتورهای مهم هنگام خرید این تجهیزات مطرح می‌شود. همانطور که اشاره شد تنوع بالای مدل‌ها و برندهای موجود، سبب تردید یا عدم شناخت کافی برای انتخاب گزینه مناسب می‌شوند که در ادامه ملاک‌های مهم و کلیدی برای خرید یک دستگاه حضور و غیاب مناسب با نیازهای متفاوت کاربران را بررسی می‌کنیم.
توجه به برند و کشور سازنده دستگاه ورود و خروج
مسلما انتخاب برند معتبر و شناخته شده یک عامل مهم و تضمین کننده برای کیفیت و دوام دستگاه مورد نظر است. برندهای شناخته شده معمولا محصولات با کیفیت، پشتیبانی بهتر و خدمات پس از فروش قویتری ارائه می‌دهند. به علاوه برخی از کشورها از نظر روش مدرن و تکنولوژی پیشرفته در تولید تجهیزات کنترل تردد، محصولاتی با فناوری به روز، ساختار با کیفیت و طراحی استاندارد تولید می‌کنند و از سایر برندها و کشورها برتر هستند.
بررسی قیمت دستگاه ورود و خروج با توجه به بودجه شرکت
اگرچه قیمت دستگاه‌های حضور و غیاب یک فاکتور کاملا متفاوت است و باید با توجه به بودجه شما مدل مناسب انتخاب شود؛ اما ترجیحا دستگاهی را انتخاب کنید که علاوه بر قیمت مناسب، کیفیت و قابلیت‌های مورد نیاز را نیز دارا باشد. همچنین به هزینه‌های نگهداری و خدمات پس از فروش دستگاه نیز توجه کنید زیرا این هزینه‌ها می‌توانند در طول زمان افزایش یابند. به عبارتی قیمت دستگاه باید با ویژگی‌ها و عملکرد آن متناسب بوده و از نظر کیفی و قیمت همسان باشد. علاوه بر این قیمت خرید، هزینه‌های نصب، راه‌اندازی و نگهداری را نیز در نظر بگیرید تا به یک ارزیابی خوب در خرید اقتصادی دستگاه مورد نیاز با توجه بودجه مدنظر خود برسید.
بیشتر بخوانید: خرید دستگاه حضور غیاب انگشتی
اطلاع از خدمات پس از فروش و پشتیبانی
مورد مهم بعدی برای خرید موفق این است که اطمینان حاصل نمایید شرکت فروشنده خدمات پس از فروش مناسبی را ارائه می‌دهد زیرا گارانتی نشان‌دهنده تعهد شرکت تولیدکننده به کیفیت محصول است. علاوه بر این در دسترس بودن قطعات یدکی دستگاه بسیار مهم است لذا تحقیق کنید که در صورت تعمیر یا تعویض، خدمات پس از فروش و خرید قطعات مورد نیاز به راحتی مقدور است. همچنین بررسی کنید که آیا شرکت فروشنده آموزش‌های لازم برای استفاده از دستگاه را ارائه می‌دهد و یا مراکز ارائه خدمات پس از فروش در منطقه سکونت و یا نزدیک به شما خدمات خود را به درستی و در زمان لازم انجام می‌دهند یا خیر.
توجه به اعتبار شرکت فروشنده دستگاه
یکی دیگر از عوامل مهمی که خرید شما را تا حدود زیادی تضمین می‌کند این است که شرکت فروشنده سابقه خوبی در فروش و پشتیبانی از دستگاه‌های حضور و غیاب داشته باشد. به طور معمول شرکت‌های معتبر محصولات با کیفیتی ارائه می‌دهند و خدمات بهتری دارند. این مراکز در طی سالیان فعالیت خود کسب رضایت مشتریان را به طور جدی در نظر می‌گیرند و شما می‌توانید با بررسی نظرات و تجربیات مشتریان قبلی به یک ارزیابی موثر از اعتبار شرکت مربوطه برسید.
بررسی محل نصب و شرایط محیط نگهداری دستگاه
دستگاه باید در محیطی مناسب نصب شود و از نظر ویژگی‌های ساختاری و عملکرد بهینه در برابر شرایط محیطی مقاوم باشد به طور مثال: این تجهیزات به ویژه مدل‌هایی که در فضای خارجی تعبیه می‌گردند باید در برابر گرد و غبار، رطوبت و تغییرات دمایی استحکام و ماندگاری خوبی داشته باشند. به طور کلی برخی دستگاه‌ها به شرایط خاصی برای نصب نیاز دارند و که باید بر حسب محیط صنعتی، اداری و… مدل مناسب را انتخاب نموده و به ابعاد و نحوه قرارگیری دستگاه در محل نصب نیز توجه کنید.
بررسی تعداد دستگاه های حضور و غیاب مورد نیاز
این مورد به میزان زیادی تحت‌تاثیر از نیاز کاربردی و میزان تردد در محیط مدنظر مخاطب قرار دارد؛ لذا ظرفیت دستگاه باید متناسب با تعداد کارکنان و تعداد نقاط ورود و خروج باشد و قابلیت افزایش ظرفیت در صورت نیاز نیز ممکن باشد. در واقع تعداد دستگاه‌ها را به گونه‌ای انتخاب کنید که نیازهای سازمان را به خوبی پوشش دهد. همچنین بر حسب تعداد ورودی‌ها و خروجی‌‌ها، هر یک را در مکان‌های استراتژیک نصب نمایید.
انتخاب روش احراز هویت دستگاه حضور و غیاب
مورد دیگری که در انتخاب دستگاه کنترل تردد بسیار اهمیت دارد؛ روش‌های بیومتریک یا غیر بیومتریک است که دستگاه‌ها برای احراز هویت به کار می‌گیرند. بنابراین سطح امنیتی، بودجه، نیاز به دقت و سرعت عمل مورد نظر شما است که قابلیت‌های دستگاه را انتخاب می‌کند و ممکن است به یک روش یا چند روش ترکیبی برای کنترل تردد پرسنل نیازمند باشید. روش اثر انگشت دقیق و امن است اما احتمال تقلب و مشکلات اسکن انگشت در برخی شرایط مانند کارهای صنعتی وجود دارد. روش تشخیص چهره غیر تماسی و کاربر پسند است و از دقت و سطح امنیتی بالایی بهره می‌گیرد که گاها تحت تاثیر نور یا تغییرات چهره نیز هست. کارت ساده و ارزان است اما به نسبت امنیت کمتری دارد و رمز عبور نیز ساده است که احتمال تقلب بیشتری دارد. بنابراین روشی را انتخاب کنید که با نیازهای سازمان شما از نظر دقت، سرعت و امنیت سازگار باشد.
بیشتر بخوانید: خرید دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره یا چشمی
توجه به ظاهر و جنس دستگاه ثبت تردد
ظاهر و جنس دستگاه نیز می‌تواند در انتخاب آن تاثیرگذار باشد؛ لذا دستگاه‌هایی با ظاهر زیبا و جنس مقاوم معمولا عمر مفید بیشتری دارند و بهتر با دکوراسیون و طراحی محیط سازگار می‌شوند. علاوه بر این دستگاه‌هایی که از مواد با کیفیت ساخته شده‌اند در برابر ضربه، سایش و شرایط سخت محیطی کمتر آسیب می‌بینند.
بررسی ظرفیت ثبت تردد دستگاه
دستگاه باید ظرفیت ثبت تردد تعداد زیادی از کارکنان را داشته باشد که البته این فاکتور به نیاز فضای کاری و میزان تردد کاربران بستگی دارد. بنابراین ظرفیت ثبت تردد دستگاه باید با تعداد کارکنان سازمان هماهنگ باشد. دستگاه‌هایی با ظرفیت بالا می‌توانند تعداد بیشتری از ترددها را ثبت کنند و برای سازمان‌های بزرگ مناسب‌تر هستند. همچنین قابلیت ذخیره‌سازی اطلاعات در دستگاه نیز مهم است تا تراکنش بالای تردد کاربران را ذخیره نماید.
فاکتورهای مهم در زمان خرید دستگاه حضور غیاب
بررسی نوع انتقال داده ها و ارتباطات دستگاه
نوع انتقال داده‌ها و ارتباطات دستگاه نیز باید مورد بررسی قرار گیرد. برخی دستگاه‌ها از طریق شبکه‌های بی‌سیم و برخی دیگر از طریق کابل‌های شبکه، داده‌ها را منتقل می‌کنند. باید دستگاهی را انتخاب کنید که با سیستم شبکه سازمان ست شود و دارای قابلیت اتصال به شبکه برای انتقال داده‌ها به کامپیوتر مرکزی و پورت‌های ارتباطی مختلف برای اتصال به دستگاه‌های دیگر باشد.
سرعت و دقت در زمان ثبت تردد پرسنل
مورد مهم دیگر این است که دستگاه با سرعت و دقت مناسب حضور و غیاب کارکنان را ثبت کند و به درخواست‌های کاربر پاسخ دهد. همچنین بتواند حجم بالای داده‌ها را به سرعت پردازش نموده و اطلاعات تردد را با دقت بالا ثبت کند. دستگاه‌هایی که سرعت و دقت بالاتری دارند به بهبود کارایی سازمان کمک می‌کنند و از ایجاد صف‌های طولانی جلوگیری می‌نمایند.
بررسی میزان خطا در دستگاه کنترل ورود و خروج
میزان خطا در دستگاه‌های کنترل ورود و خروج باید در حداقل باشد و بتوان با اطمینان خاطر فرایند حضور و غیاب پرسنل را انجام داد. از این رو دستگاه‌هایی با میزان خطای پایین‌تر دقت بیشتری در ثبت ترددها دارند پس به قابلیت‌های دستگاه در تشخیص تقلب و جلوگیری از ورود غیرمجاز توجه کنید.
قابلیت یکپارچه سازی سیستم حضور غیاب
قابلیت یکپارچه‌سازی سیستم کنترل تردد با سایر سیستم‌های مدیریتی می‌تواند به بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها کمک کند برای مثال: قابلیت اتصال با سیستم‌های حقوق و دستمزد به محاسبه دقیق‌تر ساعات کاری و پرداخت حقوق کمک کند.
سازگاری دستگاه ثبت تردد با موبایل
امکان استفاده از اپلیکیشن موبایل برای ثبت حضور و غیاب، کنترل برخی از فرایندهای مدیریتی، کنترل زمان و… بسیار مهم و کاربردی است. برخی دستگاه‌ها قابلیت اتصال به موبایل و کنترل از راه دور به صورت آنلاین را دارند و به مدیران کمک می‌کنند تا به راحتی و در هر زمان به اطلاعات تردد دسترسی داشته باشند.
کاربر پسند بودن دستگاه ورود و خروج
دستگاه باید دارای رابط کاربری ساده و آسانی باشد که کارکنان بتوانند به راحتی از آن‌ها استفاده کنند و این ویژگی به کاهش زمان آموزش و افزایش رضایت کاربران کمک می‌کند.
قابلیت بازبینی و رهگیری وقایع
یکی دیگر از موارد مهم در انتخاب دستگاه حضور غیاب، قابلیت بازبینی و رهگیری وقایع است که به مدیران کمک می‌کند تا به راحتی تاریخچه ترددها را بررسی نموده و مشکلات احتمالی را شناسایی کنند و این قابلیت در بهبود امنیت و مدیریت بهتر تردد کاربران موثر است.
بررسی نحوه شارژ و اتصال به ups باتری دستگاه حضور غیاب
دستگاه باید دارای منبع تغذیه مناسب و قابلیت اتصال به UPS باشد زیرا استفاده از UPS برای جلوگیری از قطع شدن دستگاه در صورت قطع برق مهم است و به بهبود پایداری و کاهش زمان خرابی کمک می‌کند.
امکان ارسال هشدار
ویژگی مهم دیگر دستگاه، امکان ارسال هشدار در شرایط غیر عادی مختلف مانند تلاش برای ورود غیرمجاز است. برخی از دستگاه‌ها قابلیت ارسال هشدار در صورت بروز مشکل یا تخلف را دارند و سبب بهبود امنیت و مدیریت بهتر سازمان می‌شوند.
بررسی نحوه تخلیه دستگاه حضور غیاب
نحوه تخلیه اطلاعات از دستگاه نیز باید مورد بررسی قرار بگیرد زیرا برخی دستگاه‌ها قابلیت تخلیه اطلاعات به صورت خودکار و برخی دیگر به صورت دستی را دارند پس دستگاهی را انتخاب کنید که با نیازهای سازمان شما سازگار باشد.
اهمیت انتخاب دستگاه حضور و غیاب متناسب با کسب و کارهای مختلف چیست؟
انتخاب دستگاه حضور و غیاب متناسب با نوع و اندازه کسب و کار بسیار مهم بوده و به بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها کمک کند. از آنجایی که هر کسب و کاری نیازهای خاص خود را دارد انتخاب دستگاه مناسب نیز برای هر زمینه و شرایط محیطی متفاوت است؛ بنابراین دستگاهی را انتخاب کنید که با این نیازها سازگار باشد برای مثال: برخی کسب و کارهای کوچک نیاز به دستگاه‌های ساده‌تر و ارزان دارند در حالی که سازمان‌های بزرگ نیازمند دستگاه‌هایی مدرن و پیشرفته هستند.
از آنجایی انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب می‌تواند تاثیر زیادی بر کارایی و افزایش راندمان فعالیت سازمان و کاربران داشته باشد؛ بنابراین استفاده از مدل‌های مناسب از نظر مشخصات فنی، ویژگی‌های ساختاری، طراحی و عملکرد، به کیفیت بهتر و بیشتر کنترل تردد و مدیریت سازمان کمک می‌نماید. در واقع این دستگاه‌ها به مدیران کمک می‌کنند تا حضور و غیاب کارکنان را به دقت ثبت و پیگیری کنند که این امر می‌تواند به بهبود مدیریت زمان و کاهش هزینه‌های اضافی منجر شود. همچنین دستگاه‌های حضور و غیاب می‌توانند بر کاهش تقلب و افزایش دقت در ثبت ساعات کاری تاثیر بگذارند که این امر به نوبه خود می‌تواند به بهبود رضایت کارکنان و کاهش تخلفات کاری منجر شود.
اهمیت انتخاب دستگاه حضور و غیاب متناسب با کسب و کارهای مختلف چیست؟
سوالات متداول درباره راهنمای جامع خرید دستگاه کنترل تردد
بهترین روش احراز هویت در دستگاه کنترل تردد کدام است؟
انتخاب بهترین روش احراز هویت به عوامل مختلفی مانند تعداد کارکنان، بودجه و سطح امنیت مورد نیاز بستگی دارد و هر یک از روش‌های تشخیص چهره، اثر انگشت، کارت و رمز مزایا و معایب خاص خود را دارند.
چگونه یک دستگاه حضور و غیاب خوب را تشخیص دهیم؟
برای تشخیص یک دستگاه حضور و غیاب خوب، باید به فاکتورهایی مانند برند، قیمت، خدمات پس از فروش، ویژگی‌های فنی، مشخصات ساختاری و نظرات کاربران توجه کنید.
آیا دستگاه حضور و غیاب می‌تواند با نرم‌افزار حقوق و دستمزد یکپارچه شود؟
بله بسیاری از دستگاه‌های حضور و غیاب قابلیت یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای حقوق و دستمزد، کنترل دسترسی، کنترل از راه دور و… را دارند.
چگونه یک دستگاه کنترل تردد منتسب با کسب و کار خود را انتخاب کنیم؟
برای انتخاب یک دستگاه مناسب ابتدا به اهداف کاربردی و نیازهای مهم کسب و کار خود توجه کنید و سپس بر حسب شرایط محیطی، میزان امنیت، سطح نظارت، تعداد پرسنل و شلوغی در تردد، دستگاه سازگاری را انتخاب کنید که از نظر سرعت، دقت، راندمان، طول عمر و کیفیت به نیازهای شما پاسخ دهد.
عوامل موثر بر قیمت دستگاه حضور غیاب کدامند؟
این تجهیزات از نظر فاکتورهای مختلف مانند برند، طراحی، قابلیت‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری، کیفیت تولید و عرضه و… تنوع بالایی دارند و هر یک از این موارد به طور مستقیم بر نوسانات و تفاوت قیمت آن‌ها موثر هستند.
جمع بندی
امروزه اغلب محیط‌هایی که برای مدیریت و کنترل تردد کاربران خود سطح کیفی خاصی را در نظر دارند؛ از تجهیزات احراز هویت هوشمند به جای روش‌های سنتی و نیروی انسانی استفاده می‌کنند. با این هدف انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب، یک تصمیم مهم است که بر کیفیت مدیریت کسب و کار موثر خواهد بود. لذا با توجه تنوع بالای ساختاری و فنی این تجهیزات بهتر است هنگام خرید به چند فاکتور مهم شامل: دقت و سرعت دستگاه، قابلیت‌های امنیتی، سهولت استفاده و قابلیت یکپارچه‌سازی با سیستم‌های موجود در سازمان توجه کنید. همچنین به نیازهای خاص و شرایط محیطی مدنظر، بودجه و… دقت نموده و دستگاهی را انتخاب کنید که بتواند این فاکتورها را به بهترین شکل ممکن فراهم کند.
